Ogólne warunki umowy dotyczące korzystania z oprogramowania oferowanego pod nazwą „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk” oraz „LegalDesk w wersji dla Adwokatury” Nr 1/2024
Spis treści:
I. Definicje najważniejszych pojęć
II. Zawarcie Umowy.
III. Charakterystyka Oprogramowania i licencji na korzystanie z niego
IV. Charakterystyka świadczeń pomocniczych względem licencji. Usługi dodatkowe.
V. Wymogi techniczne
VI. Odpowiedzialność Licencjodawcy. Siła wyższa.
VII. Wynagrodzenie
VIII. Zasady przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych
IX. Obowiązywanie Umowy
X. Przetwarzanie i ochrona danych osobowych
XI. Klauzula poufności
XII. Postanowienia końcowe
I. Definicje najważniejszych pojęć
1. Administrator licencji – osoba fizyczna wskazana przez Licencjobiorcę w Umowie poprzez podanie przypisanego jej imiennego adresu poczty elektronicznej (e-mail) w celu realizacji Umowy, w tym na potrzeby obsługi systemu autoryzacyjnego zabezpieczającego dostęp do Oprogramowania, przypisywania dostępów do Oprogramowania użytkownikom końcowym, a także do przekazywania informacji dot. realizacji Umowy (w tym pobierania Zmian) oraz przekazywania przez Licencjodawcę innych dozwolonych prawem informacji; zastrzega się jednocześnie, że w niektórych przypadkach, o ile Strony zgodnie postanowią o tym przy zawieraniu Umowy, osoba fizyczna wskazana przez Licencjodawcę może na czas wdrożenia Oprogramowania u Licencjobiorcy (w tym zakładania kont użytkownikom końcowym w systemie autoryzacyjnym) pełnić rolę Administratora licencji;
2. aktualizacja – zmiana Oprogramowania wprowadzona przez Licencjodawcę do Oprogramowania;
3. Błąd – sytuacja, w której Oprogramowanie nie działa zgodnie z Dokumentacją, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień OWU. Z Błędem nie mamy jednak do czynienia wówczas, jeżeli Oprogramowanie działa zgodnie z Dokumentacją w środowisku informatycznym spełniającym wymogi wskazane przez Licencjodawcę (w szczególności takim, w skład którego nie wchodzi sprzęt ani urządzenia, ani oprogramowanie, ani bazy danych, ani jakiekolwiek inne elementy, które nie są wskazane w wymogach technicznych przez Licencjodawcę), przy czym składową tego środowiska jest system operacyjny wskazany w tych wymogach z zainstalowanymi wszystkimi pakietami naprawczymi (servicepack) oraz poprawkami (patches) zalecanymi przez producenta tego systemu operacyjnego. Nadto z Błędem w rozumieniu OWU nie mamy do czynienia w przypadku wystąpienia choćby jednej z podanych niżej okoliczności (jeśli mają wpływ na nieprawidłowe funkcjonowanie Oprogramowania lub brak dostępu):
- użytkowanie Oprogramowania niezgodnie z Umową, OWU, Dokumentacją lub/i przepisami prawa;
- użytkowanie Oprogramowania na sprzęcie komputerowym niespełniającym ogólnie przyjętych w branży informatycznej norm technicznych lub/i norm bezpieczeństwa;
- działanie na sprzęcie użytkownika końcowego wirusa komputerowego lub innych złośliwych aplikacji obcego pochodzenia;
4. Błąd drobny – taki rodzaj Błędu, który nie jest ani Błędem krytycznym ani Błędem poważnym;
5. Błąd krytyczny – taki rodzaj Błędu, który całkowicie uniemożliwia eksploatację Oprogramowania (Oprogramowanie w ogóle się nie uruchamia lub uruchomione przestaje działać), jednocześnie nie pozwalając na zastosowanie obejścia;
6. Błąd poważny – taki rodzaj Błędu, który polega na tym, że funkcje Oprogramowania, określone jako podstawowe w Dokumentacji, w ogóle nie działają, istnieje jednak obejście;
7. czas reakcji – czas od dokonania przez Licencjobiorcę prawidłowego zgłoszenia Błędu do podjęcia przez Licencjodawcę pierwszej czynności związanej z tym zgłoszeniem, np. wysłania przez Licencjodawcę listu e-mail na adres podany przez Licencjobiorcę w zgłoszeniu w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia Błędu;
8. czas usunięcia – czas od momentu zgłoszenia Licencjodawcy Błędu do usunięcia Błędu lub zastosowania obejścia lub zastosowania rozwiązania zastępczego;
9. dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu przepisów ODO;
10. dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz innych dni wolnych od pracy w przedsiębiorstwie Licencjodawcy;
11. Dokumentacja – zawarta w samym Oprogramowaniu, w ramach funkcji „Pomoc”, aktualna dla danej wersji Oprogramowania instrukcja jego obsługi, w tym również tzw. samouczek; Dokumentacja może przybrać również formę filmów instruktażowych; wskazuje się, że w toku okresu abonamentowego, wraz ze zmianami Oprogramowania, Dokumentacja może podlegać stosownym do tych zmian modyfikacjom, zmiany takie nie stanowią jednak zmiany Umowy ani OWU i są uwzględniane w aktualnym brzmieniu Dokumentacji dostępnej w ramach ww. funkcji;
12. godziny robocze – godziny od 9:00 do 17:00 w dniach roboczych;
13. k.c. – ustawa z dn. 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
14. konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności prawnej w celu niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą lub zawodową; OWU nie mają zastosowania do konsumentów; Licencjodawca przypomina przy tym, iż przypisanie sobie statusu konsumenta przez podmiot, który takiego statusu nie posiada, stanowić może nieuczciwą praktykę rynkową w rozumieniu odrębnych przepisów prawnych; konsumentem jest bowiem tylko osoba fizyczna spełniająca wymogi wyżej określone; osoba, która takiego statusu nie posiada w świetle ww. postanowień, choćby nawet przyznała sobie taki status składając ofertę/zamówienie, tudzież ofertę przyjmując, statusu tego nie nabywa; żadne oświadczenie Licencjodawcy nie może być interpretowane jako przyznanie uprawnień konsumenta podmiotowi, który takiego statusu nie posiada;
15. Licencjobiorca – adwokat jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub spółka, w której skład wchodzi co najmniej jeden adwokat, lub aplikant adwokacki prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który zawarł/która zawarła Umowę;
16. Licencjodawca – Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Przyokopowa 33, 01-208 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy (miejsce przechowywania dokumentacji ww. Spółki), pod nr KRS 0000709879, o kapitale zakładowym (kapitale wpłaconym w całości) w wysokości 19.919.527 PLN, NIP 583-001-89-31, REGON 190610277; nr rej. BDO 000110936; posiadająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa; ewentualna zmiana firmy Licencjodawcy, siedziby, adresu siedziby, sądu, miejsca przechowywania dokumentacji, wysokości kapitału zakładowego nie stanowi zmiany OWU, ale jest notyfikowana poprzez ogłoszenie na stronie www. lub innej podanej przez Licencjodawcę;
17. obejście – znalezienie w czasie przejściowym, trwającym nie dłużej niż 5 dni roboczych, takiego sposobu używania Oprogramowania zgodnie z Dokumentacją, aby obejść skutki wystąpienia Błędu poprzez skorzystanie z funkcjonalności zawartych w tym Oprogramowaniu, nawet jeżeli sposób ten spowoduje zmniejszenie użyteczności Oprogramowania;
18. okres abonamentowy - okres obowiązywania Umowy i tym samym okres, na jaki zostały udzielone licencje na korzystanie z Oprogramowania; okres abonamentowy jest ustalony stosownie do treści Umowy w zależności od jej rodzaju (tj. Umowy w wariancie odnawialnym albo Umowy terminowej); podkreśla się, że niezależnie od tego, czy Umowa została zawarta w wariancie odnawialnym czy terminowym, jest Umową zawartą na czas oznaczony; w szczególności Umowa odnawialna nie może być poczytywana jako umowa bezterminowa;
19. Oprogramowanie – stanowiący przedmiot Umowy program komputerowy (tzw. oprogramowanie narzędziowe) w formule SaaS (Software as a Service), do którego zastosowanie mają OWU, dostarczany przez Licencjodawcę Licencjobiorcom na podstawie Umowy pod nazwą „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk” lub „LegalDesk w wersji dla Adwokatury”, przeznaczony do obsługi czynności prowadzonych w ramach praktyki zawodowej adwokatów, aplikantów adwokackich, a także kancelarii adwokacko-radcowskich; wyjaśnia się, że oprogramowanie „LegalDesk w wersji dla Adwokatury” stanowi wyższą wersję oprogramowania „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk”, a dokładną wersję tego oprogramowania określa Umowa;
20. OWU – niniejsze Ogólne Warunki Umowy;
21. poprawka – drobna poprawka błędu lub inna zmiana Oprogramowania wprowadzona do niego przez Licencjodawcę;
22. przepisy ODO – aktualnie obowiązujące w dacie zawarcia lub wykonywania Umowy przepisy RODO i krajowe (polskie) bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, w tym ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
23. quasikonsument – osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego; do Umów zawieranych przez Licencjodawcę z quasikonsumentami stosuje się postanowienia dokumentu pod nazwą „Dodatkowe ogólne warunki umów dla Quasikonsumentów, tj. przedsiębiorców będących osobami fizycznymi zawierającymi ze spółką Wolters Kluwer Polska sp. z o.o. umowę bezpośrednio związaną z ich działalnością gospodarczą, a nieposiadającą dla nich charakteru zawodowego” w wersji aktualnej w dacie zawarcia Umowy, udostępnionej quasikonsumentowi przed zawarciem Umowy;
24. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
25. Sprzedawca lub zamiennie Sprzedawca licencji lub Fundacja Adwokatury – Fundacja Adwokatury z siedzibą w Warszawie przy ul. Świętojerskiej 16, 00-202 Warszawa, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 00000988702, NIP: 525-292-25-46, REGON: 523035611; Fundacja Adwokatury pełni rolę sprzedawcy licencji na korzystanie z Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk. Jeśli jakiekolwiek postanowienia niniejszego OWU odnoszą się do „zakupu”, „sprzedaży” lub „odsprzedaży” licencji, należy je rozumieć jako odsprzedaż prawa do uzyskania przez Licencjobiorcę licencji udzielanej bezpośrednio przez Licencjodawcę. Fundacja Adwokatury w żadnym przypadku nie jest stroną Umowy i licencji;
26. stanowisko lub zamiennie dostęp – możliwość korzystania z Oprogramowania w ramach jednego jednoczesnego dostępu w tym samym czasie; jednocześnie wskazuje się, że o ile nic innego nie wynika z Umowy, licencja obejmuje nielimitowaną liczbę stanowisk, z zastrzeżeniem ograniczeń technicznych lub technologicznych;
27. strona www. – strona internetowa prowadzona przez Licencjodawcę pod adresem: https://pomoc.wolterskluwer.pl;
28. Strony – łącznie Licencjobiorca i Licencjodawca; każdy z ww. podmiotów zwany jest z osobna „Stroną”;
29. Umowa – umowa zawarta przez Strony, której przedmiot obejmuje udzielenie Licencjobiorcy przez Licencjodawcę licencji na korzystanie z określonego w jej treści Oprogramowania w okresie abonamentowym wskazanym w Umowie; zastrzega się przy tym, że Umowa może być zawarta w wariancie odnawialnym („Umowa odnawialna”) albo w wariancie terminowym („Umowa terminowa”), a o tym w jakim wariancie Umowa została zawarta decyduje jej treść, w tym odpowiednie oznaczenie na formularzu zamówienia stosowanym przez Licencjodawcę; warianty zostały opisane w Dziale II. pkt 7. OWU;
30. UOBD – ustawa z dn. 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych;
31. użytkownicy końcowi – osoby fizyczne zatrudnione przez Licencjobiorcę, niezależnie od podstawy prawnej świadczenia przez nie pracy na jego rzecz, którym Licencjobiorca – w ramach kompetencji do zarządzania udzieloną lub udzielonymi mu licencjami (w zakresie określonym Umową i OWU) – przyznaje prawo do korzystania z Oprogramowania wyłącznie w jego imieniu i na jego rzecz, tj. na wewnętrzne potrzeby własne Licencjobiorcy; zastrzega się przy tym, że jeden dostęp może zostać przydzielony tylko jednemu oznaczonemu przez Licencjobiorcę stosownie do OWU końcowemu użytkownikowi (licencje imienne);
32. Zasady korzystania – dokument dostępny w Serwisie logowania określający sposób i zasady autoryzacji do Oprogramowania, w tym w szczególności sposób i zasady korzystania z Serwisu logowania oraz zarządzania licencjami w rozumieniu OWU; Licencjobiorca zawierając Umowę oświadcza tym samym, że akceptuje postanowienia zawarte w Zasadach korzystania i zobowiązuje się do zapoznania z ich treścią zarówno Administratora licencji, jak i użytkowników końcowych. Zastrzega się jednocześnie, że sposób i zasady autoryzacji do Oprogramowania, w tym zasady korzystania z Serwisu logowania, mogą ulegać zmianom; zmianom mogą ulegać również Zasady korzystania. Zmiany takie nie są zmianami OWU ani Umowy, ale są komunikowane przez Licencjodawcę Licencjobiorcy jednostronnie, poprzez zamieszczenie odpowiednio: nowego sposobu i zasad autoryzacji do Oprogramowania i/lub zmienionych lub nowych Zasad korzystania w Serwisie logowania; zmiany te obowiązują od daty ich zamieszczenia w ww. miejscu. Zastrzega się jednocześnie, że Zasady korzystania:
- nie zmieniają, w szczególności zaś nie rozszerzają zakresu udzielonej/udzielonych na mocy Umowy licencji,
- nie zmieniają liczby udzielonych na mocy Umowy licencji ani nie zmieniają ich charakteru;
W przypadku sprzeczności pomiędzy postanowieniami Zasad korzystania a OWU pierwszeństwo mają postanowienia OWU.
33. Zmiana – poprawka lub aktualizacja.
II. Zawarcie Umowy
1. O ile Strony nie postanowią zgodnie inaczej, Umowa jest zawarta na podstawie OWU, co oznacza, że określają one ich prawa i obowiązki. Jeżeli jednak Strony zawrą Umowę obejmującą postanowienia sprzeczne z OWU, stosuje się - w zakresie objętym taką kolizją - postanowienia umowne; w pozostałym zakresie OWU nadal wiążą Strony.
2. W przypadku oprogramowania „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk” zawarcie Umowy następuje w wyniku przyjęcia do realizacji przez Sprzedawcę zamówienia złożonego Sprzedawcy przez Licencjobiorcę, przy czym:
- Umowa pomiędzy Licencjodawcą i Licencjobiorcą jest zawierana jednocześnie z umową zakupu licencji od Sprzedawcy na korzystanie z „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”, a jej treść określa ww. zamówienie i OWU;
- składając zamówienie u Sprzedawcy licencji Licencjobiorca oświadcza tym samym, że zapoznał się przed jego złożeniem z treścią doręczonych mu przez Sprzedawcę OWU i akceptuje je w całości bez zastrzeżeń.
3. W przypadku oprogramowania „LegalDesk w wersji dla Adwokatury” zawarcie Umowy następuje w wyniku przyjęcia do realizacji przez Licencjodawcę zamówienia złożonego mu przez Licencjobiorcę, a składając zamówienie Licencjobiorca oświadcza tym samym, że zapoznał się przed jego złożeniem z treścią doręczonych mu przez Licencjodawcę OWU i akceptuje je w całości bez zastrzeżeń.
4. Powyższe oznacza, że zamówienie przyjęte do realizacji oraz OWU kształtują prawa i obowiązki Stron w zakresie nimi określonymi, składając się łącznie na treść Umowy. Ilekroć w OWU mowa jest o Umowie należy więc przez to rozumieć dany ww. dokument wraz z OWU. Same warunki odsprzedaży Licencjobiorcy licencji przez Sprzedawcę licencji regulują odrębne warunki sprzedaży Sprzedawcy licencji.
5. W przypadku Licencjobiorcy będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, może on zawierać Umowy za pośrednictwem konkretnej upoważnionej przez siebie osoby fizycznej. W takim przypadku domniemywa się, że i) taka osoba fizyczna została upoważniona przez Licencjobiorcę do składania wiążących Licencjobiorcę oświadczeń woli; ii) taka osoba fizyczna, która złożyła zamówienie w imieniu Licencjobiorcy, została do tego upoważniona przez Licencjobiorcę.
6. Umowa określa w szczególności:
a. przedmiot, w tym rodzaj i nazwę Oprogramowania, ew. sprzęt i usługi dodatkowe;
b. liczbę licencji i liczbę dostępów; jeżeli nie wskazano liczby dostępów, wówczas Umowa obejmuje nielimitowaną liczbę dostępów na korzystanie z Oprogramowania, z zastrzeżeniem jednak ewentualnych faktycznych ograniczeń, które mogą wynikać w szczególności z jego natury, środowiska informatycznego, w którym Oprogramowanie jest eksploatowane, tudzież okoliczności natury technicznej lub/i technologicznej;
c. okres abonamentowy i wskazanie, czy Umowa jest Umową w wariancie odnawialnym czy Umową terminową;
7. Umowa może być zawarta w wariancie odnawialnym („Umowa odnawialna”) albo w wariancie terminowym („Umowa terminowa”), a o tym w jakim wariancie Umowa została zawarta decyduje jej treść, w tym odpowiednie oznaczenie na formularzu zamówienia stosowanym przez Licencjodawcę; jednocześnie wyjaśnia się, że:
a. Umowa w wariancie odnawialnym („Umowa odnawialna”) charakteryzuje się tym, że licencja udzielona w tym wariancie na korzystanie przez Licencjobiorcę z Oprogramowania we wskazanym w Umowie okresie abonamentowym, zwanym „pierwszym okresem abonamentowym”, ulega przedłużeniu na następny miesięczny (w przypadku „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”) okres abonamentowy lub okres abonamentowy wynoszący 12 następujących po sobie kolejno miesięcy (w przypadku „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury), licząc od dnia następującego bezpośrednio po ostatnim dniu pierwszego okresu abonamentowego; skutek w postaci przedłużenia okresu abonamentowego następuje wprost na mocy postanowień Umowy – w tym OWU – bez konieczności składania oświadczeń woli o przedłużeniu przez którąkolwiek ze Stron („automatyczne przedłużenie okresu abonamentowego” w rozumieniu OWU); podkreśla się jednocześnie, że:
- w przypadku „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk” pierwszy okres abonamentowy wynosi trzy kolejno następujące po sobie miesiące kalendarzowe, przy czym w okresie pierwszych dwóch miesięcy kalendarzowych, Licencjobiorca może Umowę wypowiedzieć w każdym czasie i bez podania przyczyny ze skutkiem natychmiastowym;
- automatyczne przedłużenie Umowy zawartej w wariancie odnawialnym następuje na kolejny okres abonamentowy wynoszący miesiąc (w przypadku „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”) lub 12 następujących po sobie kolejno miesięcy (w przypadku „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury);
- do automatycznego przedłużenia okresu abonamentowego nie dojdzie, jeśli Licencjobiorca w sposób skuteczny dokona wypowiedzenia Umowy w trybie opisanym w Dziale IX pkt 5. OWU albo Licencjodawca dokona wypowiedzenia Umowy zgodnie z OWU lub obowiązującymi przepisami prawa;
b. Umowa w wariancie terminowym („Umowa terminowa”) charakteryzuje się tym, że obejmuje z góry zdefiniowany okres abonamentowy, który nie ulega automatycznemu przedłużeniu, co powoduje, że po jego upływie Umowa rozwiązuje się, a wszystkie licencje objęte Umową i prawa Licencjobiorcy do korzystania z usług pomocniczych opisanych w Umowie wygasają, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień OWU.
8. W przypadku zakupu licencji na korzystanie z „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk” Licencjobiorca nie uiszcza na rzecz Licencjodawcy jakiegokolwiek wynagrodzenia z tytułu zawarcia Umowy. Wszelkie wynagrodzenie należne z tytułu zakupu licencji na korzystanie z Oprogramowania i świadczeń gwarancyjnych Licencjobiorca uiszcza Sprzedawcy licencji, zgodnie z zawartą z nim umową zakupu licencji. Powyższy model rozliczeniowy jest wyłącznie modelem dystrybucji licencji na korzystanie z „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk” i w żaden sposób nie wpływa na uprawnienia Licencjobiorcy wynikające z niniejszych OWU.
9. W przypadku zakupu licencji na korzystanie z „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury Licencjobiorca uiszcza Licencjodawcy wynagrodzenie wskazane w Umowie, a do wynagrodzenia tego stosuje się postanowienia Działu VII i VIII OWU.
10. O ile Strony zgodnie nie postanowiły inaczej, Licencjodawca nie realizuje żadnych innych świadczeń na rzecz Licencjobiorcy aniżeli opisane w Umowie i OWU.
11. Nie można domniemywać obowiązku realizacji przez Licencjodawcę innych świadczeń na rzecz Licencjobiorcy niż określone w OWU. Ww. świadczenia nadto są realizowane tylko w okresie abonamentowym.
III. Charakterystyka Oprogramowania i licencji na korzystanie z niego
1. Oprogramowanie oferowane jest w formule SaaS (Software as a Service), bez konieczności jego instalowania na urządzeniu końcowym użytkownika końcowego, i dostępne jest w trybie online, tj. pod warunkiem połączenia z internetem, ani nie pokrywa kosztów z tym związanych, w tym opłat żądanych przez dostawców łączy internetowych.
2. Zastrzega się jednocześnie, o czym szczegółowo stanowią wymogi techniczne, o których mowa w Dziale V. OWU, że do korzystania z Oprogramowania, a także pobrania Zmian, konieczny jest dostęp do internetu.
3. Oprogramowanie umożliwia Licencjobiorcy wprowadzanie danych i ich przechowywanie w ramach Oprogramowania, na zewnętrznym serwerze, z którego udostępniane jest Oprogramowanie, w trybie online, a także zarządzanie nimi w zakresie przewidzianym funkcjonalnościami Oprogramowania i Dokumentacją. Korzystając z Oprogramowania, w szczególności wprowadzając do niego dane, Licencjobiorca jest zobowiązany stosować się ściśle do Dokumentacji, a także instrukcji przekazywanych bezpośrednio podczas tej czynności przez Oprogramowanie.
4. Specyfika udostępnienia Oprogramowania, o czym mowa w pkt 1. powyżej, warunkuje wiele kwestii dotyczących sposobu realizacji Umowy, w tym między innymi sposób realizacji świadczeń pomocniczych, w tym świadczeń gwarancyjnych, o czym szczegółowo traktuje Dział IV. i Dział X. OWU; sposób ten powoduje, iż konieczne jest dokonanie przez administratora danych osobowych (którym jest Licencjobiorca) powierzenia Licencjodawcy przetwarzania danych osobowych wprowadzonych do Oprogramowania przez Licencjobiorcę i jego użytkowników końcowych. Powierzenie to następuje wprost na mocy Działu X. lit. B. OWU, który zawiera postanowienia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej przez Licencjobiorcę jako administratora danych z Licencjodawcą jako podmiotem przetwarzającym.
5. Licencjodawca oświadcza, że serwer, z którego Oprogramowanie będzie udostępniane Licencjobiorcy w okresie obowiązywania Umowy będą przez cały ten okres odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
6. Licencjodawca zastrzega, a Licencjobiorca godzi się na niedostępność Oprogramowania przez czas niezbędny do: i) wprowadzenia do niego Zmian; ii) realizacji świadczeń gwarancyjnych, iii) jego konserwacji i testowania przez Licencjodawcę. Przerwy te jednak powinny następować poza godzinami roboczymi, a łączna dostępność Oprogramowania w okresie abonamentowym nie powinna być mniejsza niż 98 % w okresie miesięcznym.
7. W sytuacji określonej w pkt. 6 zdanie pierwsze powyżej Licencjodawca zamieści informację o przyczynach niedostępności.
8. Okresy niedostępności Oprogramowania z przyczyn, o których mowa w pkt 6 powyżej nie mają wpływu na bieg okresu obowiązywania Umowy i są traktowane jak realizacja Umowy zgodnie z ustaleniami Stron.
9. Oprogramowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej „Prawo autorskie”). Jego funkcjonalności określa Dokumentacja.
10. Prawa autorskie majątkowe do Oprogramowania przysługują Licencjodawcy. Licencjodawca jest uprawniony do zawarcia Umowy i udzielenia licencji na korzystanie z Oprogramowania w zakresie i na polach eksploatacji, o których mowa w niniejszym Dziale. O ile Umowa nie stanowi inaczej, w okresie obowiązywania Umowy Licencjodawca udziela Licencjobiorcy jednej niewyłącznej i nieprzenośnej licencji do korzystania z Oprogramowania w ramach liczby dostępów określonej Umową.
11. Licencja udzielona na mocy Umowy obowiązuje w okresie abonamentowym i po jego upływie wygasa, a Licencjobiorca traci prawo korzystania z Oprogramowania. Postanowienia powyższe oznaczają w szczególności, że Licencjobiorca zainteresowany utrzymaniem dostępu do danych zawartych w Oprogramowaniu, a także korzystaniem z Niego i otrzymywaniem świadczeń pomocniczych (aktualizacji i świadczeń gwarancyjnych), winien przedłużyć Umowę na kolejny okres abonamentowy (wybierając formę Umowy jako terminową albo odnawialną).
12. Licencjobiorca oświadcza, że nie naruszy praw autorskich do Oprogramowania. Naruszenie praw autorskich do Oprogramowania przez użytkownika końcowego Oprogramowania jest traktowane w OWU jak naruszenie dokonane przez Licencjobiorcę.
13. Oprogramowanie jest udostępniane na podstawie Umowy takim, jakie jest (as it is), w formacie przygotowanym dla potrzeb Adwokatury. Licencjodawca nie dostosowuje Oprogramowania do zindywidualizowanych potrzeb poszczególnych Licencjobiorców. Rozwój Oprogramowania przebiega stosownie do kształtowanych na bieżąco przez Licencjodawcę, planów. Do wyłącznych uprawnień Licencjodawcy należy: podjęcie decyzji o zmianie Oprogramowania, a następnie ustalenie zakresu wprowadzanych zmian i kierunku jego rozwoju.
14. Licencja uprawnia Licencjobiorcę do korzystania z Oprogramowania na sprzęcie spełniającym wymogi techniczne określone przez Licencjodawcę, wyłącznie na wewnętrzne potrzeby własne, zgodnie z przeznaczeniem Oprogramowania i Dokumentacją, stosownie do treści Umowy i OWU, poprzez:
- przeglądanie treści zawartych w Oprogramowaniu,
- dokonywanie kopii i wydruków z danych zawartych w Oprogramowaniu,
- wprowadzanie do Oprogramowania Danych zgodnie z Dokumentacją Oprogramowania, Umową i OWU,
- korzystanie z pozostałych funkcji Oprogramowania, które są opisane w jego Dokumentacji.
15. Licencjobiorca nie ma prawa do zwielokrotniania ani modyfikowania Oprogramowania, jak również rozpowszechniania ani udostępniania Oprogramowania osobom trzecim, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawnych, w tym Prawa autorskiego.
16. Z zastrzeżeniem art. 75 ust. 2 i ust. 3 Prawa autorskiego, Licencjobiorca nie ma w szczególności prawa:
- dekompilować ani deasemblować całości lub którejkolwiek części Oprogramowania,
- dokonywać czynności tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w Oprogramowaniu,
- usuwać Błędów lub innych wad czy usterek Oprogramowania,
- rozpowszechniać, w tym użyczać ani wynajmować Oprogramowania ani jego kopii
- rozpowszechniać, w tym udostępniać osobom trzecim treści zawartych w Oprogramowaniu, które stanowią przedmiot praw z tytułu Prawa autorskiego przysługujących Licencjodawcy. Powyższe nie narusza uprawnień Licencjobiorcy do danych wprowadzonych do Oprogramowania zgodnie z Umową, które pozostają wyłączną własnością Licencjobiorcy.
17. Licencjobiorca nie ma prawa do sprzedaży licencji ani udzielania dalszych licencji na korzystanie z Oprogramowania ani danych w nim zawartych stanowiących przedmiot praw z tytułu Prawa autorskiego lub UOBD przysługujących Licencjodawcy. Żadnego postanowienia OWU nie można interpretować niezgodnie ze zdaniem pierwszym.
18. Licencjobiorca może korzystać z Oprogramowania tylko w takim zakresie, w jakim jego uprawnienia zostały określone w Umowie i OWU. Nie można domniemywać innych uprawnień do korzystania z Oprogramowania czy prawa do innych świadczeń aniżeli zostały określone w Umowie i OWU.
19. Nie stanowi naruszenia licencji udostępnienie określonej zawartości Oprogramowania, w tym części bazy danych w nim zawartej, osobie innej niż użytkownik końcowy w rozumieniu OWU, będącej klientem lub partnerem lub podwykonawcą Licencjobiorcy – na potrzeby prowadzonej przez Licencjobiorcę sprawy, której dokumentacja znajduje się w Oprogramowaniu, o ile takie udostępnienie następuje zgodnie z OWU. Licencjobiorca winien każdorazowo pamiętać o konieczności zachowania ostrożności przy udostępnianiu zawartości dokumentacji zgromadzonej przez niego w Oprogramowaniu. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za zapoznanie się z ww. dokumentacją lub danymi w wyniku skorzystania z ww. możliwości przez osoby nieuprawnione, chyba że z okoliczności sprawy wynika, że zapoznanie się takie było spowodowane wyłącznie błędem w Oprogramowaniu i nie przyczynił się do niego Licencjobiorca (ani użytkownik końcowy ani ww. osoba inna niż użytkownik końcowy).
20. Licencjodawca zaleca Licencjobiorcy dokonywanie kopii bazy danych obejmującej dane wprowadzane przez Licencjobiorcę do Oprogramowania co najmniej raz dziennie, po zakończeniu pracy z Oprogramowaniem (po zakończeniu ich wprowadzania w danym dniu).
21. Licencjobiorca winien poinformować użytkowników końcowych o treści postanowień pkt. 14-20 powyżej.
22. Korzystanie z udzielonej licencji i świadczeń pomocniczych w okresie obowiązywania Umowy jest prawem Licencjobiorcy. W przypadku niekorzystania z niej/z nich tudzież niekorzystania z niej/z nich w pełnym zakresie, Licencjobiorcy nie przysługuje prawo do odmowy zapłaty wynagrodzenia z tytułu jej udzielenia, obniżenia tego wynagrodzenia ani zwrotu, choćby w części. Także w takiej sytuacji zatem Licencjodawca zachowuje prawo do wynagrodzenia w pełnej wysokości określonej Umową.
23. Zawierając Umowę Licencjobiorca wyraża zgodę na to, by Licencjodawca w każdym czasie w okresie abonamentowym mógł zainstalować i uruchomić na każdym urządzeniu końcowym, z którego Licencjobiorca będzie korzystać celem uzyskania dostępu do Oprogramowania, tzw. znaczniki internetowe, w tym ciasteczka (cookies) w celu należytej realizacji Umowy, w tym ciasteczka techniczne (niezbędne do poprawnego działania Oprogramowania) i ciasteczka preferencyjne (niezbędne do ustawień użytkownika końcowego). Zastrzega się, że brak ww. znaczników może uniemożliwić prawidłowe działanie Oprogramowania. Nadto zaś, Licencjodawca zastrzega możliwość zainstalowania znaczników internetowych w postaci ciasteczek monitorujących sposób korzystania z Oprogramowania, wyłącznie celem należytej realizacji Umowy i umożliwienia rozwoju Oprogramowania, zgodnie z odrębnym dokumentem określającym zasady korzystania z cookies, dostępnym dla użytkowników końcowych Oprogramowania.
24. Licencjobiorca upoważnia Licencjodawcę do przesłania przed końcem okresu abonamentowego na każdy, wybrany przez Licencjodawcę adres poczty elektronicznej podany Licencjodawcy przez Licencjobiorcę/Jednostkę organizacyjną/użytkownika końcowego w ramach realizacji Umowy informacji o tym, że okres ten upływa i możliwości jego przedłużenia. Informacja taka może także zawierać link do określonej strony internetowej w celu uzupełnienia jej treści o dodatkowe dane dotyczące w szczególności ew. zasad przedłużenia okresu abonamentowego.
25. W zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa Licencjodawca jest uprawniony nadto do przesyłania na adresy e-mail podane przez Licencjobiorcę lub wprowadzone do Oprogramowania przez użytkowników końcowych informacji dotyczących Oprogramowania i oferty Licencjodawcy. Obowiązuje bezwzględny zakaz przesyłania informacji handlowych na rzecz podmiotów trzecich.
26. Licencjobiorca winien korzystać z Oprogramowania zgodnie z tą Dokumentacją, która jest zawarta w wersji Oprogramowania, z której korzysta zgodnie z licencją; w okresie obowiązywania licencji na Oprogramowanie Licencjobiorca ma prawo korzystać dla własnych potrzeb wewnętrznych z zawartej w nim Dokumentacji poprzez jej pobranie i utrwalenie techniką zapisu elektronicznego w pamięci komputerów, a także wydruk w postaci papierowej, w ilości niezbędnej do prawidłowego korzystania z Oprogramowania, bez prawa do jej modyfikacji ani udostępniania osobom trzecim lub rozpowszechniania w inny sposób.
27. Oprogramowanie może zawierać również:
- aktywne linki umożliwiające bezpośrednie dotarcie do innych stron internetowych, administrowanych/zarządzanych przez Licencjodawcę lub przez inne podmioty. (W przypadku linków odsyłających do witryn internetowych innych podmiotów, Licencjodawca zastrzega, że nie ma wpływu ani na ich zawartość, ani na prowadzoną przez ich administratorów politykę prywatności. Licencjodawca zaleca, by przed skorzystaniem z treści przez nie oferowanych, Licencjobiorca zapoznał się z dokumentem dot. polityki prywatności, jeżeli taki został stworzony, lub regulaminem świadczenia usług tam wskazanych, a w braku tychże dokumentów skontaktował się z administratorem/zarządcą danej strony celem uzyskania informacji na ten temat);
- aktywne banery reklamowe, ramki, reklamy, w tym multimedialne, audiowizualne, audialne lub tylko wizualne i inne materiały promocyjne i reklamowe – dotyczące oferty i działalności biznesowej Licencjodawcy. Obowiązuje bezwzględny zakaz prezentacji ofert podmiotów trzecich.
Licencjobiorca, akceptując OWU, wyraża zgodę na to, by Oprogramowanie zawierało także ww. elementy.
28. Oprogramowanie jest zabezpieczone loginem (ustalanym przez Administratora licencji) oraz hasłem (ustawianym przez użytkownika końcowego). Każdorazowo uzyskanie dostępu przez Licencjobiorcę (i użytkowników końcowych) do Oprogramowania wymaga podania hasła dostępowego.
IV. Charakterystyka świadczeń pomocniczych względem licencji. Usługi dodatkowe.
A. Postanowienia ogólne
1. W ramach Umowy, w ramach świadczeń pomocniczych względem licencji, Licencjobiorca nabywa prawo do niżej opisanych świadczeń zwanych łącznie jako Pakiet podstawowy:
a. zdalna pomoc w korzystaniu z Oprogramowania: Pomoc ta jest realizowana poprzez funkcję tzw. samouczka zawartą w Oprogramowaniu;
b. Zmiany Oprogramowania: Licencjodawca nie jest zobowiązany do informowania Licencjobiorcy o dokonaniu Zmian, jednak Licencjodawca dołoży należytej staranności by informować Licencjobiorcę/użytkowników końcowych o istotnych Zmianach; Licencjobiorca zgadza się na to, że w okresie obowiązywania Umowy nowa postać Oprogramowania (zmodyfikowana ostatnią wprowadzoną do obrotu przez Licencjodawcę Zmianą) zastępuje dotychczasową, bez konieczności wcześniejszego awizowania takiej sytuacji; w szczególnych przypadkach, o ile będzie to z przyczyn technicznych konieczne, aktualizacja może być udostępniona Licencjobiorcy w okresie abonamentowym do pobrania na stronie www. lub w inny sposób wskazany przez Licencjodawcę, na zasadach określonych w OWU lub na stronie www.;
c. przechowywanie danych oraz dokumentów: Dane i dokumenty winny być wprowadzone do Oprogramowania zgodnie z przeznaczeniem Oprogramowania i Dokumentacją; są one przechowywane na serwerze/serwerach wykorzystywanym/ch w tym celu przez Licencjodawcę, w wymiarze limitowanym zgodnie z zawartą Umową (limit ten różni się w zależności od wersji Oprogramowania objętej Umową; Umowa określa tym samym limit albo przez wyraźne wskazanie liczbowe albo poprzez odesłanie do wersji Oprogramowania i oferty Licencjodawcy, w której wersja ta jest scharakteryzowana m.in. w zakresie ww. limitu);
d. pomoc i konsultacje telefoniczne z zakresu technicznej obsługi Oprogramowania (Help Desk): W okresie abonamentowym Licencjobiorca jest uprawniony do konsultowania problemów technicznych związanych z korzystaniem z Oprogramowania pod nr tel. 801 04 45 45 lub inny podany przez Licencjodawcę na stronie www. w trakcie realizacji Umowy, a także zgłaszania tamże reklamacji. Konsultacje mogą mieć miejsce tylko w godzinach roboczych. Licencjodawca nie świadczy w ramach Umowy usług doradztwa merytorycznego związanego z korzystaniem z Oprogramowania czy zagadnieniami prawnymi;
e. świadczenia gwarancyjne opisane w pkt B. poniżej.
2. Licencjobiorca winien współpracować z Licencjodawcą w zakresie niezbędnym do realizacji świadczeń pomocniczych. Niemożliwość realizacji świadczenia przez Licencjodawcę z powodu braku współpracy ze strony Licencjobiorcy nie stanowi niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Licencjodawcę.
3. O ile wyraźnie w Umowie lub niniejszym Dziale IV OWU nie postanowiono inaczej, początek realizacji Umowy oznacza okres nie dłuższy niż miesiąc od dnia zawarcia Umowy.
4. Skorzystanie z któregokolwiek ze świadczeń pomocniczych jest uprawnieniem Licencjobiorcy; nieskorzystanie z tego uprawnienia w całości lub w części nie stanowi podstawy do żądania przez Licencjobiorcę obniżenia wynagrodzenia Licencjodawcy, żądania jego zwrotu nawet w części, ani nie daje prawa do żądania odszkodowania od Licencjodawcy. Wynagrodzenie to jest należne Licencjodawcy w całości.
B. Świadczenia gwarancyjne (w tym usuwanie Błędów Oprogramowania)
1. Licencjodawca usuwa Błędy Oprogramowania na zasadach określonych w OWU wyłącznie w okresie abonamentowym.
2. Wyłącza się niniejszym stosownie przepisów o rękojmi za wady w odniesieniu do Oprogramowania i Dokumentacji.
3. W okresie abonamentowym Licencjobiorca jest zobowiązany do dostosowywania, o ile zajdzie taka potrzeba, środowiska informatycznego, niezbędnego do prawidłowego działania Oprogramowania.
4. Licencjobiorca uzyskuje prawo do korzystania ze świadczeń gwarancyjnych wyłącznie w okresie abonamentowym. Poniższe postanowienia dot. świadczeń gwarancyjnych stosuje się wyłącznie, gdy Umowa obejmuje prawo do korzystania z nich. Skorzystanie ze świadczeń gwarancyjnych jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem Licencjobiorcy.
5. W sytuacji, gdy okaże się, iż czynności związane z usunięciem lub/i naprawą Błędu podjęte zostały przez osobę trzecią, nieautoryzowaną przez Licencjodawcę lub gdy Licencjobiorca samodzielnie przystąpił do tych czynności, bez zgody Licencjodawcy, z zastrzeżeniem pkt 6. poniżej, prawo do wszelkich usług opisanych w niniejszym Dziale w odniesieniu do tego Licencjobiorcy wygasają. W związku z powyższym nie jest należne Licencjobiorcy żadne odszkodowanie.
6. Wykonanie przez Licencjobiorcę czynności, których wykonania zażądał Licencjodawca w związku z reklamacją, w ramach wszczętej procedury reklamacyjnej oznacza podjęcie tych czynności za zgodą Licencjodawcy.
7. Zgłoszenie reklamacyjne jest dokonywane w formie elektronicznej, na adres poczty elektronicznej pomoc.techniczna@wolterskluwer.pl, na poniższych zasadach:
a. Licencjobiorca zgłasza Błąd na aktualnym w dacie zgłoszenia błędu formularzu: „zgłoszenia Błędu”, jeśli taki został udostępniony przez Licencjodawcę;
b. Licencjobiorca w szczególności:
- wskazuje Licencjodawcy, jaki jego zdaniem jest charakter Błędu, tj. wedle swojego rozeznania, w oparciu o definicje zawarte w OWU, wskazuje, czy to jest Błąd krytyczny, poważny czy drobny oraz uzasadnia tę kwalifikację; w przypadku powzięcia przez Licencjodawcę wątpliwości co do prawidłowości tej kwalifikacji, Licencjobiorca winien potwierdzić kwalifikację lub dokonać jej zmiany; podtrzymanie nieprawidłowej kwalifikacji Błędu może wydłużyć proces reklamacyjny i w efekcie czas usunięcia Błędu;
- opisuje w sposób szczegółowy okoliczności, w których Błąd się ujawnił oraz w czym Błąd ten się przejawia;
c. Licencjobiorca winien wypełnić formularz „Zgłoszenia Błędu” o ile został on udostępniony w sposób prawidłowy; w razie problemów czy trudności w interpretacji oczekiwań Licencjodawcy co do sposobu wypełnienia tego formularza lub zgłoszenia reklamacji, Licencjobiorca winien skorzystać z usługi Help Desk;
d. Licencjodawca może (choć nie jest to jego obowiązkiem) zażądać potwierdzenia, że osoba, która dokonała zgłoszenia Błędu była do tego uprawniona przez Licencjobiorcę.
8. Po otrzymaniu prawidłowo złożonego zgłoszenia reklamacyjnego, Licencjodawca podejmuje czynności mające na celu dodatkowe niezbędne ustalenia; w szczególności zaś Licencjodawca stara się ustalić, czy istnieje możliwość usunięcia Błędu poprzez wskazanie Licencjobiorcy działań, które winien on podjąć celem usunięcia Błędu; w tym celu Licencjodawca może wskazać, jakie czynności, przed podjęciem dalej idącej interwencji ze strony Licencjodawcy, Licencjobiorca winien wykonać. Jeżeli mimo wykonania tych czynności poleconych przez Licencjodawcę, Błąd zgłoszony przez Licencjobiorcę w zgłoszeniu Błędu dalej występuje, Licencjobiorca winien poinformować Licencjodawcę, że Błąd dalej występuje oraz oświadczyć, że wykonał ww. zasadne czynności stosownie do poleceń Licencjodawcy.
9. Z zastrzeżeniem pkt. 10 poniżej, Czas reakcji i Czas usunięcia Błędu określa się następująco:
Czas reakcji Czas usunięcia
Błąd krytyczny 4 godz. roboczych 24 godz. Roboczych
Błąd poważny 8 godz. roboczych 56 godz. Roboczych
Błąd drobny 48 godz. roboczych W ramach jednej z kolejnych Zmian
10. Jednocześnie zastrzega się, że:
- wszystkie godziny podane w powyższej tabelce są godzinami roboczymi w rozumieniu OWU.
- odpowiednio Czas reakcji i Czas usunięcia Błędu liczony jest wyłącznie od momentu otrzymania prawidłowego Zgłoszenia Błędu w godzinach roboczych, a do biegu tego Czasu nie wlicza się dni innych niż dni robocze i godzin innych niż godziny robocze.
11. Jeżeli naprawa Błędu wymaga udostępnienia środowiska IT Licencjobiorcy, zasadą jest, że udostępnienie to następuje w sposób uzgodniony przez Strony przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa i braku dostępu Licencjodawcy do informacji objętych Tajemnicą zawodową, w tym w sposób zdalny. Strony ustalają, kiedy środowisko zostanie udostępnione Licencjodawcy. W takiej sytuacji czas usunięcia zgłoszonego Błędu zaczyna bieg od momentu realnego udostępnienia środowiska Licencjodawcy, tj. w taki sposób, że może on się usuwaniem Błędu zająć.
C. Usługi dodatkowe
1. Określone w niniejszym pkt C. OWU świadczenia mają charakter dodatkowy względem licencji objętej Umową i Pakietu podstawowego. Świadczenia te nie są objęte Pakietem podstawowym i są realizowane wyłącznie wówczas, jeśli zostały wyraźnie objęte przedmiotem Umowy i/lub zostały zamówione przez Licencjobiorcę w ramach dodatkowego, względem Umowy, zamówienia przyjętego do realizacji przez Licencjodawcę, w zakresie w tym zamówieniu opisanym.
2. Licencjobiorca może składać zamówienia na świadczenia dodatkowe wyłącznie w okresie abonamentowym. Po upływie tego okresu Licencjodawca nie realizuje żadnych świadczeń na rzecz Licencjobiorcy.
3. Celem złożenia zamówienia na dane świadczenie dodatkowe Licencjobiorca winien posługiwać się formularzem zamówienia udostępnionym mu w tym celu przez Licencjodawcę.
4. W sytuacji objęcia Umową danego świadczenia dodatkowego opisanego w niniejszym pkt C. OWU, Licencjodawcy należne jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie to ma charakter dodatkowy względem wynagrodzenia należnego Sprzedawcy licencji lub Licencjodawcy z tytułu sprzedaży licencji i realizacji Pakietu podstawowego i, o ile nic innego nie wynika z Umowy i/lub treści ww. zamówienia przyjętego do realizacji i/lub postanowień niniejszego pkt C. OWU, jest ono kalkulowane na podstawie cennika obowiązującego u Licencjodawcy w dacie przyjęcia przez niego ww. zamówienia.
a. Wdrożenie i konfiguracja Oprogramowania
1. Usługa ta realizowana jest przez Licencjodawcę wyłącznie wówczas, gdy Licencjobiorca nabywa licencję na Oprogramowanie po raz pierwszy i Licencjobiorca oczekuje realizacji ww. usług, a Licencjodawca zgadza się na ich świadczenie. Usługa ta realizowana jest przez Licencjodawcę zdalnie (chyba że Strony wyraźnie postanowią w Umowie o realizacji usługi w siedzibie Licencjobiorcy lub innym miejscu ustalonym zgodnie przez Strony) i w terminie określonym przez Strony, a w razie braku takiego określenia, w terminie 14 dni od dnia przyjęcia zamówienia na ww. usługę przez Licencjodawcę, jednak nie później niż po upływie miesiąca od pierwszego dnia okresu abonamentowego.
2. Usługa ta obejmuje:
- konfigurację Oprogramowania, z tym jednak zastrzeżeniem, że: i) konfiguracja winna przebiegać zgodnie z Dokumentacją, a w jej wyniku nie dochodzi do zmodyfikowania Oprogramowania do indywidualnych potrzeb Licencjobiorcy; ii) konfiguracja nie obejmuje modyfikacji Oprogramowania celem realizacji potrzeb Licencjobiorcy wykraczających poza aktualne funkcjonalności Oprogramowania;
- analizę dotychczasowej pracy Licencjobiorcy z Oprogramowaniem, w tym Danych wprowadzonych do Oprogramowania przez Licencjobiorcę (a udostępnionych Licencjodawcy w tym celu przez Licencjobiorcę) pod kątem efektywności korzystania z Oprogramowania i możliwości jego optymalnego wykorzystania;
- przeszkolenie Administratorów licencji i końcowych użytkowników Oprogramowania z jego obsługi.
b. Szkolenie z obsługi Oprogramowania
1. Licencjobiorca może zamówić dodatkowe szkolenie dot. korzystania z Oprogramowania w formule zdalnej albo stacjonarnej, o ile aktualna oferta Licencjodawcy przewiduje taką formę świadczenia usług szkoleniowych, w terminie ustalonym zgodnie przez Strony, z zastrzeżeniem obowiązku wskazania liczby uczestników szkolenia i liczby godzin szkolenia.
2. O ile Umowa nie stanowi inaczej, program szkolenia określa Licencjodawca. Licencjodawca dostarcza dobrane przez niego materiały szkoleniowe w liczbie egzemplarzy odpowiadającej liczbie zgłoszonych przez Licencjobiorcę uczestników szkolenia.
c. Szkolenia otwarte stacjonarne, szkolenia prowadzone w trybie on-line, webinaria
1. Na zasadach określonych w odrębnym OWU zamieszczonym na stronie www.szkolenia.wolterskluwer.pl Licencjobiorca może zamówić udział w danym ww. szkoleniu otwartym stacjonarnym i/lub szkoleniu prowadzonym w trybie on-line i/lub webinarium, stosownie do aktualnej oferty Licencjodawcy prezentowanej na stronie internetowej Licencjodawcy dedykowanej tego rodzaju szkoleniom, prowadzonej pod ww. adresem.
2. Zasady składania zamówień na ww. szkolenia, a także zasady ich realizacji i odpłatności za nie określa OWU, o którym mowa w pkt. 1 powyżej.
D. Obowiązki Licencjobiorcy
1. Celem realizacji Umowy Licencjobiorca zobowiązany jest do:
a. wyznaczenia ze swojej strony Administratora licencji i podania w Umowie Licencjodawcy jego adresu poczty elektronicznej;
b. współpracy z Licencjodawcą celem umożliwienia mu realizacji pozostałych świadczeń opisanych w Umowie, w tym przeprowadzenia szkoleń czy jego wdrożenia i konfiguracji.
2. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak współpracy ze strony Licencjobiorcy, w tym za opóźnienia lub nieterminowe realizowanie jego obowiązków wskazanych w Umowie.
3. W sytuacji, gdy Licencjobiorca nie realizuje wszystkich lub któregokolwiek z obowiązków opisanych w Umowie przez okres co najmniej 30 (słownie liczba: trzydzieści) dni względem terminów przyjętych w Umowie, a w braku ich określenia – w terminie 14 dni roboczych od dnia wezwania do realizacji przez Licencjodawcę, Licencjodawca ma prawo:
a. w przypadku braku współpracy lub nieterminowej współpracy w zakresie przekazania informacji i materiałów potrzebnych do wdrożenia, o ile jest ono objęte Umową) – skonfigurować Oprogramowanie i udostępnić je Licencjobiorcy w wersji wystandaryzowanej, w tym bez wykonania analizy przedwdrożeniowej i przygotowania standardowej instancji Oprogramowania;
b. w przypadku niewykonania obowiązku z pkt 1 lit. a. powyżej – komunikowania się, w tym przesłania linku aktywacyjnego, na dowolny adres e-mail podany przez Licencjobiorcę w Umowie;
c. w przypadku nieumożliwienia przeprowadzenia szkoleń, w tym niewskazania osób do szkolenia lub nieobecności ww. osób – udostępnić Licencjobiorcy standardowe materiały szkoleniowe w formule przez siebie wybranej.
4. W każdym przypadku opisanym w pkt 3. powyżej Licencjodawca ma nadto prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym, po uprzednim wezwaniu Licencjobiorcy do świadczenia i bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wskazanego w treści ww. wezwania, nie krótszego niż 14 dni roboczych.
V. Wymogi techniczne. System autoryzacyjny do Oprogramowania.
A. Wymogi techniczne
1. Aktualne wymogi techniczne niezbędne do korzystania z Oprogramowania są zamieszczane przez Licencjodawcę na stronie www.legaldesk.com.pl/wymagania-techniczne lub innej wskazanej Licencjobiorcy okresie abonamentowym. Licencjobiorca, zawierając Umowę, a jeżeli zawarcie Umowy poprzedziło złożenie zamówienia, składając zamówienie oświadcza tym samym, że zapoznał się z nimi i spełnia je.
2. Zastrzega się, że wymogi tam podane mogą ulegać zmianom i zmiany takie nie stanowią zmiany OWU ani Umowy. Zmiany te nie wymagają notyfikacji, ale winny zostać zamieszczone przez Licencjodawcę na stronie www. lub innej wskazanej przez Licencjodawcę w okresie obowiązywania Umowy.
3. Koszty dostosowania się do wymogów technicznych także wynikających ze zmian wprowadzonych w trakcie okresu abonamentowego ponosi Licencjobiorca.
B. System autoryzacyjny do Oprogramowania
1. Postanowienia ogólne
1. Do korzystania z Oprogramowania niezbędna jest m.in. uprzednia autoryzacja Licencjobiorcy (tj. każdego uprawnionego użytkownika końcowego). Oprogramowanie jest zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem danymi autoryzacyjnymi, których rodzaje zostały określone w Dokumentacji danego rodzaju Oprogramowania; w szczególności należą do nich login i hasło, a funkcję loginu pełni adres poczty elektronicznej (e-mail) indywidualnie przypisany danemu Administratorowi licencji i końcowemu użytkownikowi.
2. Każdemu końcowemu użytkownikowi może być przypisany wyłącznie jeden, niepowtarzalny adres e-mail.
3. Niektóre rodzaje Oprogramowania są autoryzowane przez Serwis logowania – zastrzega się, że w dacie wejścia w życie OWU Oprogramowaniem autoryzowanym w ten sposób jest m.in. Majątek WEB.
2. Uprawnienia Administratora licencji
1. Administrator licencji zarządza licencjami objętymi Umową i tym samym dostępami użytkowników końcowych do Oprogramowania i czyni to w takim zakresie, w jakim Umowa, OWU, Zasady korzystania oraz Serwis logowania – o ile dany Program jest zabezpieczony Serwisem logowania - i udostępnione w Oprogramowaniu przez Licencjodawcę narzędzia informatyczne umożliwiają mu takie zarządzanie.
2. Przez ww. zarządzanie licencjami należy rozumieć:
- przypisywanie użytkownikom końcowym, w imieniu i na rachunek Licencjobiorcy, dostępu do Oprogramowania, w ramach określonego Umową zakresu licencji (w tym ich liczby), w okresie abonamentowym, w zakresie określonym Umową i OWU;
- dokonywanie przeglądu informacji dot. ww. licencji i o użytkownikach końcowych korzystających z licencji;
- usuwanie dotychczasowych użytkowników końcowych i zastępowanie ich innymi, z zastrzeżeniem postanowień Umowy i OWU;
- administrowanie sesjami użytkowników końcowych.
3. Administrator licencji nie ma uprawnień do zmiany liczby i zakresu udzielonych licencji; przydzielając ją/e nie może naruszać innych postanowień ani Umowy, ani OWU; w szczególności nie może przydzielać ww. dostępów osobom trzecim (za wyjątkiem personelu, klientów i podwykonawców).
4. W żadnym razie żadne z powyższych uprawnień nie rozszerza liczby ani zakresu udzielonych licencji, ani nie uprawnia do udostępniania Oprogramowania osobom trzecim, co jest zabronione w świetle OWU.
5. Licencjobiorca jest zobowiązany podać Licencjodawcy adres e-mail Administratora licencji. Niepodanie tego adresu, tudzież podanie nieprawidłowego adresu, stanowi – leżącą po stronie Licencjobiorcy – przeszkodę w dokonaniu rejestracji, a co za tym idzie zakończenia procedury autoryzacji niezbędnej do korzystania z Oprogramowania i zarządzania licencjami.
3. Postanowienia dot. Serwisu logowania
1. Postanowienia niniejszego pkt 3. mają zastosowanie wyłącznie do tych Programów, które są zabezpieczone Serwisem logowania.
2. Podstawowym sposobem autoryzacji do Oprogramowania zabezpieczonego Serwisem logowania jest autoryzacja na login i hasło, gdzie obok hasła, o którym poniżej mowa, daną autoryzującą jest adres e-mail (adres e-mail), który pełni funkcję loginu.
3. Licencjobiorca winien wprowadzić do Serwisu logowania co najmniej taką liczbę adresów poczty elektronicznej, która odpowiada liczbie udzielonych mu na podstawie Umowy licencji na korzystanie z Oprogramowania (np. jeżeli udzielono mu tylko jednej licencji, winien podać co najmniej jeden taki adres). Wprowadzenie większej liczby adresów e-mail nie wpłynie to na liczbę udzielonych licencji.
4. W przypadku licencji imiennych Licencjobiorca wprowadza do Serwisu logowania adresy e-mail użytkowników końcowych, którym zgodnie z Umową (w tym liczbą objętych umową licencji imiennych) licencje te przypisano; zmiana ww. adresów możliwa jest wyłącznie zgodnie z Zasadami korzystania.
5. Login (adres e-mail) i hasło stanowić będą parę danych autoryzujących dostęp do Oprogramowania. W każdym przypadku autoryzacji na login i hasło, w ramach procedury autoryzacji, użytkownik końcowy mający dostęp do e-mail oznaczonej adresem podanym przez Licencjobiorcę „wykreuje” stosownie do możliwości oferowanych przez Oprogramowanie, jedno hasło powiązane z tym adresem. Zastrzega się, że z jednym adresem e-mail może być powiązane tylko jedno hasło. Zarówno adres poczty elektronicznej, jak i hasło mogą ulegać zmianie w trybie określonym w Zasadach korzystania; zmiany takie nie są zmianami Umowy ani OWU.
6. Nadto zawierając Umowę i akceptując OWU Licencjobiorca godzi się na to, że:
a. niezależnie od charakteru licencji, Licencjodawca może żądać od Licencjobiorcy podania w Umowie domeny, do której będą przypisane adresy e-mail użytkowników końcowych uprawnionych do korzystania z Oprogramowania na podstawie Umowy zawartej z tym Licencjobiorcą.
b. między innymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych wprowadzanych do Serwisu logowania oraz do Oprogramowania przez użytkowników końcowych Licencjodawca wprowadza względem Oprogramowania zabezpieczonego Serwisem logowania - stosownie do przyjętego planu - mechanizm weryfikacji urządzenia, z którego korzysta Licencjobiorca (i uprawnieni przez niego zgodnie z OWU użytkownicy końcowi) celem uzyskania dostępu do Serwisu logowania i do Oprogramowania, polegający na identyfikowaniu i zapamiętywaniu danych urządzenia i przeglądarki, z których korzysta użytkownik końcowy w momencie podjęcia próby zalogowania się do Serwisu logowania; powyższy mechanizm szczegółowo opisują Zasady korzystania, natomiast celem wyjaśnienia Licencjobiorcy kluczowych zasad jego działania, wskazuje się, że:
- ww. mechanizm polega na identyfikowaniu, za pomocą ciasteczek (cookies), tzw. UserAgenta czyli zestawu informacji o rodzaju i wersji przeglądarki i informacji o systemie operacyjnym urządzenia, z których użytkownik końcowy korzysta w momencie podjęcia próby zalogowania się do Serwisu logowania, w tym rozróżnianiu czy jest to urządzenie stacjonarne czy mobilne (np. zestaw danych „Chrome/76.0.3” oznacza korzystanie z przeglądarki Chrome na komputerze z systemem operacyjnym OS);
- UserAgent to w uproszczeniu „nagłówek” służący serwisom internetowym do rozpoznania typu oprogramowania operacyjnego użytkownika końcowego i forma "przedstawiania się przeglądarki" z której użytkownik końcowy korzysta;
ww. mechanizm polega również na wprowadzeniu maksymalnej liczby dopuszczalnych do zapamiętania zestawów ww. danych (systemu operacyjnego i przeglądarki), z których może korzystać użytkownik końcowy celem uzyskania dostępu do Serwisu logowania i Oprogramowania – liczba ta wynosi nie więcej niż 6 przeglądarek dla urządzeń stacjonarnych i 4 dla urządzeń mobilnych; wprowadzenie ww. limitu będzie skutkowało uniemożliwieniem uzyskania dostępu do Serwisu logowania i Oprogramowania po jego przekroczeniu, o czym użytkownik końcowy zostanie poinformowany bezpośrednio w Serwisie.
7. Podając adres/y e-mail, jak i dokonując zmiany adresu/ów e-mail Licencjobiorca oświadcza, że:
- odpowiednio podanie lub zmiana tego adresu nie narusza postanowień Działu III. OWU, w szczególności zaś Licencjobiorca oświadcza w ten sposób, że nie umożliwia dostępu do Oprogramowania osobie trzeciej ani nie narusza innych postanowień OWU; postanowienia dotyczące tego sposobu autoryzacji i/lub Serwisu logowania nie rozszerzają zakresu uprawnień Licencjobiorcy ani użytkownika końcowego wynikających z udzielonej licencji; Licencjobiorca ani użytkownik końcowy nie ma prawa udostępniać Oprogramowania osobie trzeciej;
- ma prawo każdym takim adresem dysponować, w tym ma prawo wykorzystać go w sposób określony w OWU i Zasadach korzystania, w tym wyrażać zgody, a także przyznawać Licencjodawcy uprawnienia określone w treści Umowy i OWU;
- w przypadku podania przez Licencjobiorcę adresu e-mail stanowiącego jego daną osobową, Licencjobiorca oświadcza, że ma świadomość celów i zakresu przetwarzania tej danej przez Licencjodawcę; cele te i zakres określają OWU i Zasady korzystania; Licencjobiorcę poucza się w takim przypadku, że wprawdzie podanie adresu e-mail jest dobrowolne, niemniej jednak niezbędne do korzystania z Oprogramowania;
- poucza się niniejszym, że Licencjobiorca poprzez Serwis logowania ma dostęp do podanych w procesie rejestracji danych osobowych, a także możliwość ich poprawiania stosownie do Zasad korzystania; Zasady korzystania określają również pozostałe aspekty przetwarzania i ochrony danych osobowych przetwarzanych w Serwisie logowania;
- w przypadku podania przez Licencjobiorcę adresu e-mail będącego daną osobową w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, Licencjobiorca oświadcza, że dana ta ma charakter danej służbowej, którą może swobodnie, w tym dla celów opisanych w OWU dysponować; w przypadku jednak podania adresu e-mail nie będącego daną służbową, Licencjobiorca zapewnia Licencjodawcę, że uzyskał zgodę użytkownika końcowego, którego ta dana dotyczy, na podanie jej Licencjodawcy i przetwarzanie w celach określonych w OWU i Zasadach korzystania i ponosi odpowiedzialność prawną związaną z brakiem takiej zgody; w przypadku cofnięcia ww. zgody na przetwarzanie ww. adresu e-mail Licencjobiorca winien natychmiast usunąć ten adres, tak, by nie był on przetwarzany wbrew woli ww. osoby; Licencjodawca zastrzega sobie możliwość usunięcia ww. adresu w podanych wyżej okolicznościach w sytuacji, gdy Licencjobiorca, mimo ich wystąpienia, tego nie uczyni;
- w przypadku podania adresu e-mail będącego daną osobową innej osoby niż Licencjobiorca zawierając Umowę, oświadcza jednocześnie, że przed podaniem tego adresu spełnił on obowiązek informacyjny wymagany przepisami ODO.
8. Zawierając Umowę, a jeżeli zawarcie Umowy poprzedza złożenie oferty, składając ofertę, Licencjobiorca oświadcza jednocześnie, że:
- ma świadomość tego, że podanie adresu e-mail w ramach procedury autoryzacyjnej, w tym procesu rejestracji, i wygenerowanie dla niego hasła, umożliwi osobie dysponującej tym adresem i hasłem korzystanie z Oprogramowania; stąd też Licencjobiorca winien dbać o to, by nie przyznać statusu użytkownika końcowego osobie nieuprawnionej;
- ma świadomość tego, że tak długo, jak długo nie dokona zmiany danego adresu, tak długo, osoba mająca dostęp do niego i przypisanego mu hasła będzie mogła korzystać, nawet w sposób nieuprawniony, bez jego wiedzy i woli, z Oprogramowania, uniemożliwiając w takim zakresie korzystanie z niego w tym samym czasie przez Licencjobiorcę; powyższa nie ogranicza możliwości interwencji Licencjodawcy w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem;
- ma świadomość tego, że hasła przypisane do adresów e-mail podanych Licencjodawcy w ramach procedury rejestracji przez Licencjobiorcę winny być utrzymywane w tajemnicy przez Licencjobiorcę, Administratora licencji i użytkowników końcowych, pod rygorem korzystania z Oprogramowania - w miejsce Licencjobiorcy - przez inne osoby.
9. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za niemożność korzystania z przedmiotu Umowy w przypadku zapoznania się w ww. okolicznościach z loginem/loginami i hasłem/hasłami przez osobę nieuprawnioną.
10. Licencjobiorca winien zapewnić dostępność adresów e-mail podanych w ramach procedury autoryzacji jako login, w innym przypadku niemożliwe będzie dokończenie procedury rejestracji, a także wykonanie innych czynności, w tym wysyłanie wiadomości, o których mowa w OWU i Zasadach korzystania.
11. Serwis logowania może być niedostępny z przyczyn niezależnych od Licencjodawcy, a także w związku z jego modyfikacjami, konserwacją, testowaniem czy aktualizowaniem z zastrzeżeniem minimalnej dostępności określonej w pkt III.6 powyżej.
12. Na podane adresy e-mail Administratora licencji i użytkowników końcowych Licencjodawca może wysyłać w okresie obowiązywania licencji na Oprogramowanie informacje i komunikaty dotyczące Oprogramowania, w tym tzw. alerty dot. niektórych nowych danych wprowadzanych do Niego, a także inne informacje określone w treści OWU lub dozwolone przepisami prawa
4. Postanowienia końcowe
1. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody związane z brakiem możliwości skorzystania z przedmiotu Umowy, w tym danego Programu, spowodowane:
- niedokonaniem rejestracji użytkowników końcowych w Serwisie logowania/Oprogramowaniu;
- niepodaniem adresu e-mail wymaganego do autoryzacji (tudzież podaniem nieprawidłowego adresu);
- usunięciem profilu (konta) z Serwisu logowania/Oprogramowania przez użytkownika końcowego, Administratora licencji lub Licencjobiorcę;
- podaniem nieprawdziwych danych w procesie rejestracji, w tym wadliwego adresu e-mail lub takiego adresu, do którego użytkownik końcowy, któremu zostało przez Licencjobiorcę przypisane dane stanowisko lub sam Licencjobiorca nie ma dostępu;
- niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem operacji logowania, jeśli spowodowane zostało to wadą teletransmisyjną, techniczną, awarią urządzeń lub przerwaniem połączenia, lub z innych przyczyn niezależnych od Licencjodawcy;
- będących rezultatem korzystania przez Licencjobiorcę i użytkowników końcowych z Serwisu logowania/Oprogramowania.
2. Licencjobiorca jest zobowiązany do zapoznania Administratora licencji i każdego użytkownika końcowego z Działem X. OWU (i aktualnymi Zasadami korzystania, o ile przedmiotem Umowy jest Oprogramowanie zabezpieczone Serwisem logowania).
VI. Odpowiedzialność Licencjodawcy. Siła wyższa.
1. W takim zakresie, w jakim jest to dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawnych (z zastrzeżeniem zwłaszcza postanowień art. 473 § 2 k.c. oraz pkt 9. Działu X OWU) ogranicza się odpowiedzialność Licencjodawcy za wszelkie skutki związane z korzystaniem z Oprogramowania i towarzyszącego jej sprzętu dodatkowego, o ile stanowił przedmiot Umowy, w tym za szkody wynikłe z użytkowania lub niemożności jego użytkowania, w szczególności zaś za szkody wynikłe z wad udostępnianego przez Licencjodawcę Licencjobiorcy oprogramowania, do: i) w przypadku gdy Umowa dotyczy „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”: dwunastokrotnej miesięcznej wartości umowy zawartej przez Licencjobiorcę ze Sprzedawcą licencji; ii) w przypadku „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury: rocznej wartości Umowy. Powyższe ograniczenie odpowiedzialności obowiązuje także po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, niezależnie od tego, w jakim trybie doszło do jej rozwiązania czy wygaśnięcia.
2. W takim zakresie, w jakim jest to dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów prawnych, wyłącza się odpowiedzialność Licencjodawcy z tytułu rękojmi za wady/usterki przedmiotu Umowy, niezależnie od ich charakteru.
3. Licencjodawca nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą. Przez siłę wyższą należy rozumieć zdarzenie zewnętrzne, o charakterze nadzwyczajnym, któremu nie można zapobiec, nawet przy zachowaniu najwyższego stopnia staranności. W szczególności takimi zdarzeniami są w rozumieniu OWU powodzie, trzęsienia ziemi, wojna, strajki, okresy stanów nadzwyczajnych, zarządzenia władz.
4. Każda ze Stron winna poinformować drugą stronę o okolicznościach siły wyższej, niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o nich, a jeżeli z powodu siły wyższej nie byłoby to możliwe, niezwłocznie po ustaniu tych okoliczności oraz dołożyć wszelkich starań w celu usunięcia skutków działań siły wyższej dla wykonywania zobowiązań zaciągniętych w Umowie.
VII. Wynagrodzenie i zasady jego zapłaty
A. Postanowienia mające zastosowanie, jeśli Umowa obejmuje „Cyfrową Kancelarię powered by LegalDesk”
1. W przypadku Umowy odnawialnej Licencjobiorca winien uiścić Sprzedawcy wynagrodzenie określone w Umowie za każdy miesięczny okres rozliczeniowy. Umowa określa ww. okres rozliczeniowy np. poprzez określenie „płatności miesięczne”, przy czym pierwsze dwa miesiące mają charakter bezpłatny.
2. W przypadku Umowy terminowej Licencjobiorca winien uiścić Sprzedawcy wynagrodzenie określone w Umowie za cały okres abonamentowy, przy czym dwa pierwsze miesiące mają charakter bezpłatny.
3. Aby móc regulować należności z tytułu Umowy, w chwili składania zamówienia Licencjobiorca zostanie poproszony o podanie numeru i pozostałych danych karty płatniczej, za pomocą której dojdzie do autoryzacji płatności. Dane karty płatniczej będą pobierane i zapisywane przez podmiot trzeci, tj. operatora płatności, a Sprzedawca nie będzie miał do nich dostępu.
4. Płatność będzie następowała poprzez obciążenie karty płatniczej podanej stosownie do pkt 3. powyżej, kwotą wynagrodzenia wynikającego z Umowy.
5. Podając dane karty płatniczej Licencjobiorca oświadcza, że jest upoważniony do rejestracji i używania tej karty jako formy płatności, a także że posiada środki finansowe wystarczające do uiszczenia ww. wynagrodzenia na rzecz Sprzedawcy.
6. Podając dane kary płatniczej Licencjobiorca upoważnia Sprzedawcę (działającego poprzez operatora płatności) do obciążenia karty płatniczej całkowitą kwotą wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 3. powyżej. Zasady obciążania karty płatniczej przedstawiają się następująco:
- w momencie składania zamówienia, po podaniu danych karty płatniczej, zostanie podjęta próba ściągnięcia z karty płatniczej kwoty wynoszącej 1 zł celem sprawdzenia prawidłowości karty; kwota ta zostanie niezwłocznie zwrócona Licencjobiorcy, a w przypadku braku możliwości pobrania Licencjobiorca zostanie o tym fakcie powiadomiony e-mailem i otrzyma dalsze instrukcje postępowania i komunikaty;
- w przypadku Umowy odnawialnej: pierwsza płatność kwoty wynagrodzenia należnego Sprzedawcy za trzeci miesiąc okresu obowiązywania Umowy zostanie dokonana na początku trzeciego miesiąca, zaś płatności za kolejne miesięczne okresy rozliczeniowe będą dokonywane na początku każdego miesiąca w okresie obowiązywania Umowy poprzez ściągnięcie odpowiedniej kwoty wynagrodzenia z karty płatniczej;
- w przypadku Umowy terminowej płatność za cały okres abonamentowy następuje na początku trzeciego miesiąca, z góry, poprzez ściągnięcie odpowiedniej kwoty wynagrodzenia z karty płatniczej;
- w przypadku, gdy próba ściągnięcia wynagrodzenia z tytułu Umowy zakończy się sukcesem a) w przypadku Umowy odnawialnej: dostęp do przedmiotu Umowy zostanie przedłużony na kolejny okres rozliczeniowy (abonamentowy); b) w przypadku Umowy terminowej: dostęp do przedmiotu Umowy zostanie przedłużony po ww. dwumiesięcznym okresie bezpłatnym, do końca okresu abonamentowego;
- gdy zaś próba zakończy się niepowodzeniem (brak możliwości ściągnięcia środków), Licencjobiorca otrzyma e-mail z informacją o braku możliwości ściągnięcia środków z karty płatniczej, z prośbą o uregulowanie płatności;
- w braku płatności Licencjobiorca otrzyma drugiego e-maila informującego o braku płatności, z prośbą o jej uregulowanie, a także informacją, iż brak uregulowania płatności spowoduje brak dostępu do przedmiotu Umowy;
- w braku płatności do 25 dnia miesięcznego okresu abonamentowego za który należna jest opłata, Licencjobiorca otrzyma trzeciego i ostatniego e-maila z informacją o braku płatności oraz z informacją, iż brak uregulowania płatności spowodował brak dostępu do przedmiotu Umowy.
6. Licencjobiorca ma prawo do zmiany karty płatniczej podanej w celu rozliczeń. W przypadku zmiany karty płatniczej podmiot będący operatorem płatności ma prawo do pobrania 1 zł (słownie: jeden złoty) celem weryfikacji prawidłowości i funkcjonowania karty płatniczej, a pobrana złotówka zostanie niezwłocznie zwrócona na rachunek Licencjobiorcy.
7. Podając dane karty płatniczej Licencjobiorca wyraża zgodę na niniejsze postanowienia niniejszego Działu pkt A., a w szczególności powyższe zasady płatności oraz zasady udostępniania przedmiotu Umowy, jak i blokowania dostępu do przedmiotu Umowy.
8. Doręczenie Licencjobiorcy faktury VAT jest jednoznaczne, nawet w braku stosownej formuły wezwania, z wezwaniem go do zapłaty kwoty, na którą opiewa faktura VAT.
9. W związku z odnawialnym charakterem Umowy (przypadku nieprzerwalnego automatycznego odnawiania miesięcznego okresu obowiązywania Umowy) wynagrodzenie należne Sprzedawcy licencji ulega podwyższeniu w każdym kolejnym roku obowiązywania Umowy, odpowiednio: w przypadku pierwszej waloryzacji, jest ona dokonywana w piętnastym miesiącu obowiązywania Umowy, a w przypadku waloryzacji dokonywanej w kolejnych latach jest ona dokonywana w pierwszym miesiącu każdego kolejnego roku obowiązywania Umowy. Wskaźnik waloryzacji wynagrodzenia wynosi nie mniej niż 4 % (słownie: cztery procent) wartości wynagrodzenia netto ustalonego w Umowie, i nie więcej niż wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w danym roku obowiązywania Umowy. Oznacza to, że Sprzedawca ma prawo określić i zastosować wskaźnik waloryzacji mieszczący się w granicach ww. 4% i wskaźnika inflacji.
10.Waloryzacja wynagrodzenia jest dokonywana na podstawie wyżej wskazanego pkt 9. i jest skuteczna począwszy od miesiąca, w którym została dokonana.
11. Jednocześnie zastrzega się, że:
- waloryzacja wynagrodzenia dokonana w sposób opisany w pkt 9. powyżej nie stanowi zmiany Umowy ani OWU i nie uprawnia Licencjobiorcy do wypowiedzenia Umowy;
- jeżeli nastąpiło podwyższenie stawki podatku od towarów i usług, o który zgodnie z przepisami prawnymi powiększone winno być wynagrodzenie wynikające z Umowy podlegające waloryzacji stosownie do zasad określonych w pkt 9., Sprzedawca licencji ma prawo zastosować stawkę podatku od towarów i usług, która wskazana została na wystawionej przez niego fakturze VAT (tj. stawkę podatku od towarów i usług z daty wystawienia faktury VAT) niezależnie od tego, co zostało wpisane w treści Umowy i/lub zamówienia.
B. Postanowienia mające zastosowanie, jeśli Umowa obejmuje oprogramowanie „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury
1. Jeżeli Umowa zawarta pomiędzy Licencjodawcą i Licencjobiorcą dotyczy oprogramowania „LegalDesk” w wersji dla Adwokatury, Licencjodawcy należne jest od Licencjobiorcy wynagrodzenie wskazane w Umowie, z uwzględnieniem poniższych postanowień. Podkreśla się, że postanowień niniejszego Działu nie stosuje się do sytuacji, w której Umowa obejmuje „Cyfrową Kancelarię powered by LegalDesk” – wówczas całkowite wynagrodzenie z tytułu udzielonej licencji i świadczeń gwarancyjnych należne jest od Licencjobiorcy tylko Sprzedawcy, a Licencjodawca nie otrzymuje z tego tytułu żadnego wynagrodzenia od Licencjobiorcy.
2. Jeżeli Strony nie określiły wynagrodzenia Licencjodawcy w innej wysokości, to oznacza to, iż Licencjobiorca godzi się na zastosowanie przez Licencjodawcę wynagrodzenia wynikającego z cennika obowiązującego u Licencjodawcy w dacie zawarcia Umowy (a jeżeli zawarcie Umowy zostało poprzedzone złożeniem zamówienia lub jeśli dochodzi do zamówienia dodatkowych usług w toku okresu abonamentowego - w dacie złożenia zamówienia przez Licencjobiorcę), zamieszczonego na doręczonej mu fakturze VAT lub fakturach VAT (ustalenia w oparciu o ceny katalogowe, bez uwzględniania promocji czy akcji specjalnych).
3. Licencjobiorca winien uiścić Licencjodawcy wynagrodzenie w terminie przez Strony umówionym. Jeżeli Strony nie postanowiły zgodnie inaczej, wynagrodzenie winno zostać uiszczone jednorazowo, w terminie podanym na fakturze VAT wystawionej przez Licencjodawcę. Alternatywnie względem płatności jednorazowej, o której mowa w zdaniu drugim niniejszego pkt 3. Umowa może określać płatność miesięczne, kwartalne (rozumianych jako trzy kolejno następujące po sobie miesiące), półroczne (rozumiane jako sześć kolejno następujących po sobie miesięcy) albo płatności co roku, a w braku ustalenia ww. częstotliwości przyjmuje się, że Strony określiły płatności miesięczne.
4. W każdym przypadku wynagrodzenie jest płatne przelewem na rachunek bankowy Licencjodawcy wskazany w treści faktury VAT, a doręczenie faktury VAT Licencjobiorcy jest jednoznaczne, nawet w braku stosownej formuły wezwania, z wezwaniem go do zapłaty kwoty, na którą opiewa w terminie wskazanym w jej treści.
5. Niezależnie od postanowień pkt 6. poniżej, Licencjodawca ma prawo do zmiany wynagrodzenia należnego od Licencjobiorcy z tytułu realizacji Umowy na jego rzecz. W każdym przypadku powzięcia zamiaru zmiany ww. wynagrodzenia lub którejś z jego składowych Licencjodawca prześle Licencjobiorcy ofertę obejmującą proponowaną nową wysokość wynagrodzenia. Oferta może zostać przesłana elektronicznie (na ostatnio podany przez Licencjobiorcę adres poczty elektronicznej). Jeżeli Licencjobiorca nie godzi się na proponowaną zmianę wynagrodzenia ma obowiązek przesłać Licencjodawcy oświadczenie w tym zakresie w terminie 14 (czternaście) dni od dnia doręczenia ww. oferty. W przypadku zachowania ww. terminu przyjmuje się, że oferta nie wiąże Stron (tzn. wynagrodzenie Licencjodawcy jest należne w dotychczasowej wysokości). Jeżeli jednak Licencjobiorca nie złoży oświadczenia braku zgody na ofertę w ww. terminie, takie zachowanie stanowi w świetle OWU przyjęcie oferty Licencjodawcy bez żadnych zastrzeżeń, a wynagrodzenie za następujące, po dacie doręczenia ww. oferty, okresy płatności przyjęte w Umowie, jest płatne w wysokości określonej doręczoną Licencjobiorcy ww. ofertą obejmującą zmienione wynagrodzenie. Oferta może określić także inny moment wejścia w życie wynagrodzenia w zmienionej wysokości (wynagrodzenie to jednak nie może być podwyższone za okresy płatności już minione); wówczas, wynagrodzenie w takiej wysokości będzie płatne od daty określonej w ofercie aż do momentu jego ewentualnej zmiany w sposób określony w OWU. Podkreśla się, iż opisanego w niniejszym pkt 5. trybu zmiany wynagrodzenia nie stosuje się do przypadku waloryzacji wynagrodzenia, o czym mowa w pkt 6. poniżej.
6. W związku z odnawialnym charakterem Umowy wynagrodzenie należne Licencjodawcy ulega podwyższeniu w każdym kolejnym roku obowiązywania Umowy, odpowiednio: w przypadku pierwszej waloryzacji, jest ona dokonywana w piętnastym miesiącu obowiązywania Umowy, a w przypadku waloryzacji dokonywanej w kolejnych latach jest ona dokonywana w pierwszym miesiącu każdego kolejnego roku obowiązywania Umowy. Wskaźnik waloryzacji wynagrodzenia wynosi nie mniej niż 4 % (słownie: cztery procent) wartości wynagrodzenia netto ustalonego w Umowie, i nie więcej niż wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w danym roku obowiązywania Umowy. Oznacza to, że Licencjodawca ma prawo określić i zastosować wskaźnik waloryzacji mieszczący się w granicach ww. 4% i wskaźnika inflacji.
7. Waloryzacja wynagrodzenia jest dokonywana na podstawie wyżej wskazanego pkt 6. i jest skuteczna począwszy od miesiąca, w którym została dokonana.
8. Jednocześnie zastrzega się, że:
9. waloryzacja wynagrodzenia dokonana w sposób opisany w pkt 6. powyżej nie stanowi zmiany Umowy ani OWU i nie uprawnia Licencjobiorcy do wypowiedzenia Umowy;
10. jeżeli nastąpiło podwyższenie stawki podatku od towarów i usług, o który zgodnie z przepisami prawnymi powiększone winno być wynagrodzenie wynikające z Umowy podlegające waloryzacji stosownie do zasad określonych w pkt 6., Licencjodawca ma prawo zastosować stawkę podatku od towarów i usług, która wskazana została na wystawionej przez niego fakturze VAT (tj. stawkę podatku od towarów i usług z daty wystawienia faktury VAT) niezależnie od tego, co zostało wpisane w treści Umowy i/lub zamówienia.
11. W przypadku opóźnienia Licencjobiorcy w płatności wynagrodzenia, także gdy opóźnienie dotyczy płatności danej raty lub części wynagrodzenia (o ile płatność została rozłożona na odpowiednio raty lub części) Licencjodawca ma - w każdej takiej sytuacji - prawo wstrzymać się z realizacją swoich świadczeń na rzecz Licencjobiorcy, w tym w szczególności zablokować dostęp do przedmiotu Umowy, bez konieczności wezwania Licencjobiorcy do zapłaty. Zastrzega się jednocześnie, że we wszystkich podanych wyżej przypadkach Licencjodawcy jest należne wynagrodzenie całkowite za cały okres abonamentowy, także, gdy przez część tego okresu, z przyczyn o których mowa powyżej w niniejszym punkcie, Licencjodawca świadczeń nie realizował.
12. Jeżeli zapłata wynagrodzenia należnego Licencjodawcy zostanie rozłożona na raty lub części, Strony przyjmują, iż w przypadku opóźnienia w zapłacie danej odpowiednio raty lub części, z upływem terminu jej płatności, pozostałe odpowiednio raty lub części stają się natychmiast wymagalne. Licencjodawca nie jest zobowiązany do informowania Licencjobiorcy co do wystąpienia skutku, o którym wyżej mowa.
13. Strony zgodnie ustalają, że dla potrzeb podatku dochodowego od osób prawnych Licencjodawcy usługi stanowiące przedmiot Umowy realizowane na rzecz Licencjobiorcy stosownie do OWU będą rozliczane w miesięcznych okresach rozliczeniowych, przy czym - o ile Strony w Umowie nie postanowiły inaczej - końcem każdego miesięcznego okresu rozliczeniowego jest dzień, który datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – okres rozliczeniowy kończy się w ostatnim dniu tego miesiąca. Powyższe postanowienie dot. okresów rozliczeniowych nie ma wpływu na ustalony przez Strony lub stosownie do nin. Działu – termin lub terminy płatności; termin ten może lub terminy te mogą być ustalone inaczej aniżeli okresy rozliczeniowe, w szczególności Strony mogą ustalić jednorazową płatność.
C. Postanowienia wspólne
1. W przypadku przeprowadzania przez Licencjodawcę lub Sprzedawcę licencji akcji promocyjnej, w ramach której zostaną zaoferowane Licencjobiorcy świadczenia promocyjne, zwane dalej „świadczeniami promocyjnymi”, w szczególności zaś polegające na tym, iż:
- świadczenia realizowane w ramach określonej części okresu abonamentowego zostaną zaoferowane jako tzw. „gratis” (lub też określone analogiczną do tego pojęcia, a właściwą celom marketingowym, formułą) lub też
- część świadczeń będzie oferowana w formule „gratis” lub analogicznej, należy przyjąć, że wszystkie takie świadczenia promocyjne (które de facto oznaczają obniżenie ceny w stosunku do ceny katalogowej) są objęte wynagrodzeniem odpowiednio Licencjodawcy lub Sprzedawcy licencji, a zatem mają charakter odpłatny stosownie do zasady wyrażonej w pkt 1. powyżej, nawet jeżeli nie zostały wyróżnione w dokonanej kalkulacji tego wynagrodzenia lub też zostały potraktowane tamże jako tzw. gratis lub analogicznie.
(Podkreśla się jednocześnie, że o ile z OWU akcji promocyjnej, tudzież innych materiałów określających zasady jej przeprowadzenia nie wynika nic innego, każda taka akcja ma na celu zwiększenie sprzedaży w ogóle, sprzedaży określonej grupy jego produktów lub określonego produktu lub sprzedaży w określonej grupie klienckiej).
2. Jednocześnie zastrzega się, że zawarcie Umowy i akceptacja OWU oznacza również akceptację faktur elektronicznych, tj. wyrażenie zgody przez Licencjobiorcę na wystawianie i dostarczanie faktur elektronicznych zgodnie z postanowieniami Działu VIII. „Zasady przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych”. Jeśli zatem Licencjobiorca nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych winien zaznaczyć to przy zawieraniu Umowy, a Umowa wówczas powinna zawierać postanowienia dotyczące wystawiania faktur na innych zasadach, przez Strony określonych. Brak takich wyraźnych, odmiennych postanowień w Umowie oznacza ww. zgodę Licencjobiorcy na faktury elektroniczne na zasadach opisanych w Dziale VIa. OWU.
VIII. Zasady przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych mające zastosowanie do wszystkich rodzajów Umów (tj. zarówno gdy Umowa obejmuje oprogramowanie „Cyfrowa Kancelaria powered by LegalDesk”, jak i gdy Umowa obejmuje oprogramowanie „LegalDesk w wersji dla Adwokatury”)
1. Postanowienia ogólne
1. Dla potrzeb niniejszego Działu i Zasad przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych przyjmuje się następujące definicje:
- Licencjodawca i Sprzedawca licencji zwani są „Wystawcą”, zaś Licencjobiorca nazywany jest „Nabywcą” i jest rozumiany jako osoba fizyczna, osoba prawna a oraz jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której przepisy przyznają zdolność prawną, której Wystawca w związku z zawarciem Umowy ma obowiązek wystawić fakturę;
- Odbiorca faktury to upoważniona przez Nabywcę osoba fizyczna, na której adres Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne, przy czym Nabywca będący osobą fizyczną może być jednocześnie Odbiorcą faktury;
- faktura elektroniczna - faktura w formie elektronicznej wystawiona przez Wystawcę i otrzymana przez Nabywcę w dowolnym formacie elektronicznym. Przez fakturę należy też rozumieć duplikat faktury;
- przesyłanie – wysyłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres; adres – podany przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury adres poczty elektronicznej, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne; udostępnienie – umożliwienie Nabywcy zapoznanie się z treścią faktury elektronicznej, w tym jej wyświetlenie na ekranie urządzenia elektronicznego oraz zapisanie jej na materialnym nośniku informacji;
- Konto Nabywcy – indywidualne konto Nabywcy stanowiące wyodrębnioną część systemu teleinformatycznego Wystawcy, za pośrednictwem którego Wystawca może udostępniać Nabywcy faktury elektroniczne;
- Usługa – usługa polegająca na przesyłaniu lub udostępnianiu przez Wystawcę Nabywcy faktur elektronicznych;
- aktywacja – akceptacja Usługi przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury działającego w imieniu Nabywcy;
- ustawa - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
2. W sprawach nieuregulowanych w nin. Dziale zastosowanie mają przepisy ustawy. Nin. Dział nie dotyczy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, których przesyłanie jest regulowane przepisami ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
3. Domniemywa się, że osoba, która w imieniu Nabywcy dokonuje aktywacji, jest do tego w pełni uprawniona i dokonanie aktywacji przez tę osobę pociąga za sobą dla Nabywcy wszelkie skutki związane z tą aktywacją.
4. Z tytułu aktywacji i korzystania z Usługi Wystawca nie pobiera od Nabywcy żadnych dodatkowych opłat.
5. Dokonanie aktywacji jest równoznaczne z uchyleniem obowiązku wystawiania przez Wystawcę i przesyłania Nabywcy faktur w formie papierowej.
6. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień nin. Działu aktywacja może nastąpić w dowolny sposób, w szczególności poprzez złożenie przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury w formie elektronicznej lub pisemnej albo ustnej oświadczenia o akceptacji OWU (i tym samym nin. Działu), przy czym w przypadku, gdy oświadczenie takie jest składane pracownikowi Wystawcy lub osobie, która reprezentuje Wystawcę, poczytuje się, że oświadczenie zostało złożone Wystawcy. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę ww. oświadczenia jest on uprawniony do świadczenia Usługi.
7. Aktywacja nie wyłącza prawa Wystawcy do dostarczania Nabywcy faktur oraz duplikatów faktur w formie papierowej.
8. Wystawca może przesyłać na adres wiadomości elektroniczne dotyczące płatności obciążających Nabywcę w związku z nabyciem towarów lub usług.
2. Przesyłanie faktur elektronicznych
1. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych może dotyczyć faktur elektronicznych wystawianych przez Wystawcę w związku z konkretną Umową (zwana dalej „zgodą jednorazową”) lub wystawianych przez Wystawcę w związku ze wszystkimi Umowami zawieranymi pomiędzy Wystawcą i Nabywcą (zwana dalej „zgodą stałą”).
2. Zgoda jednorazowa nie może zostać udzielona za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie https://borg.wolterskluwer.pl/Form/GetInvoiceFeedbackForm, który służy wyłącznie do udzielania zgód stałych.
3. Jeżeli aktywacji dokonuje Odbiorca faktury domniemywa się, że został On umocowany do dokonania aktywacji przez Nabywcę. Dokonanie aktywacji przez Odbiorcę faktury jest równoznaczne z jej dokonaniem przez Nabywcę.
4. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych wymaga wskazania przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury w trakcie aktywacji, adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne.
5. Wystawca zastrzega sobie prawo weryfikacji poprawności adresu wskazanego przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury.
6. W przypadku, gdy adres stanowić będzie daną osobową osoba dokonująca aktywacji z chwilą wskazania takiego adresu oświadcza, że jest uprawniona do przetwarzania danej osobowej oraz że wyraża zgodę na korzystanie z adresu dla potrzeb świadczenia Usługi przez Wystawcę.
7. Przesłanie przez Wystawcę faktury elektronicznej na adres wskazany w trakcie aktywacji oznacza jej otrzymanie przez Nabywcę.
8. Faktura elektroniczna będzie przesyłana nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od chwili jej wystawienia przez Wystawcę.
9. Faktura elektroniczna będzie przesyłana jako załącznik do wiadomości elektronicznej wysłanej na adres. Ww. wiadomości elektroniczne wysyłane są z adresu poczty elektronicznej: faktura@wolterskluwer.pl. Wystawca jest uprawniony do zmiany ww. adresu poczty elektronicznej poprzez podanie nowego adresu na stronie internetowej pod adresem www.pomoc.wolterskluwer.pl.
10. Wystawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie faktury elektronicznej, jeżeli jest ono spowodowane z przyczyn niezależnych od Wystawcy, w szczególności jeżeli jest ono skutkiem: podania w trakcie aktywacji nieprawidłowego lub nieistniejącego adresu; utraty prawa korzystania z adresu; zakwalifikowania jako spam wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna, przez system informatyczny, z którego korzysta Nabywca lub Odbiorca faktury; braku dostępu Nabywcy lub Odbiorcy faktury do połączenia internetowego; przypadkowego usunięcia wiadomości elektronicznej, do której załączona została faktura elektroniczna; nieuzasadnionego uznania załącznika zawierającego fakturę elektroniczną za zarażony wirusem komputerowym.
11. Nieotrzymanie faktury elektronicznej przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury z przyczyn wskazanych w ust. 10 powyżej nie zwalnia Nabywcy z obowiązku zapłaty należności wynikającej z nabycia przez Nabywcę towarów lub usług.
12. W przypadku, gdy Nabywca lub Odbiorca faktury nie otrzyma faktury elektronicznej w terminie wskazanym w pkt 8, powinien niezwłocznie zgłosić tę okoliczność Wystawcy na adres poczty elektronicznej obsluga.klienta@wolterskluwer.pl lub telefonicznie pod numer 48 22 535 88 00.
3. Udostępnianie faktur elektronicznych
1. Aktywacja w zakresie udostępniania faktur elektronicznych wymaga posiadania przez Nabywcę Konta Nabywcy. Warunki zakładania Konta Nabywcy i korzystania z tego Konta zawierają Zasady korzystania.
2. Faktura elektroniczna udostępniana będzie za pośrednictwem Konta Nabywcy przez okres nie dłuższy niż 365 dni liczony od dnia jej wystawienia przez Wystawcę. Po upływie ww. okresu faktura elektroniczna jest archiwizowana i nie będzie udostępniana Nabywcy.
3. Wystawca może z przyczyn technicznych lub z innych przyczyn niezależnych od Wystawcy zawiesić udostępnianie faktur elektronicznych lub ograniczyć dostęp do faktur elektronicznych.
4. W przypadku utraty przez Nabywcę prawa do korzystania z Konta Nabywcy, Wystawca ma prawo zaprzestać udostępniania Nabywcy faktur elektronicznych. W takim przypadku Nabywca przed utratą prawa do korzystania z Konta Nabywcy zobowiązany jest pobrać faktury elektroniczne z Konta Nabywcy. Jeżeli Nabywca tego nie uczyni nie może żądać od Wystawcy dostarczenia mu faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej.
5. W przypadku, gdy wraz z Usługą w zakresie udostępniania faktur elektronicznych Nabywca dokona aktywacji w zakresie przesyłania faktur elektronicznych, uznaje się, że adres poczty elektronicznej, który Nabywca podał w trakcie założenia lub korzystania z Konta Nabywcy, stanowi adres w rozumieniu nin. Działu. Nabywcy w trakcie aktywacji w zakresie przesyłania faktur elektronicznych przysługuje jednak prawo do wskazania Wystawcy innego adresu, na który Wystawca będzie przesyłał faktury elektroniczne. Do adresu tego będą mieć odpowiednie zastosowanie postanowienia pkt 5-12 powyżej i pkt 4 poniżej.
4. Zmiana adresu i cofnięcie aktywacji
1. Nabywcy i Odbiorcy faktury przysługuje prawo zgłoszenia Wystawcy zmiany adresu wskazanego w trakcie aktywacji. Zgłoszenie zmiany adresu następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem https://borg.wolterskluwer.pl/Form/GetInvoiceFeedbackForm
2. Zgłoszenie zmiany adresu w sposób inny niż wskazany w ust. 1 jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do przesyłania faktur elektronicznych wyłącznie na adres, który miał podlegać zmianie.
3. W przypadku, gdy Nabywca lub Odbiorca faktury prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa w ust. 1 wówczas Wystawca zobowiązany jest przesyłać faktury elektroniczne na zmieniony adres nie wcześniej niż po upływie 3 dni roboczych od dnia doręczenia formularza.
4. Do zmienionego adresu zastosowanie mają odpowiednio postanowienia powyższe Zasad (nin. Działu).
5. Aktywacja w zakresie przesyłania faktur elektronicznych wystawianych przez Wystawce w związku z zawarciem konkretnej Umowy nie może zostać cofnięta przez Nabywcę lub Odbiorcę faktury.
6. Z zastrzeżeniem pkt 5. powyżej Nabywcy przysługuje prawo złożenia oświadczenia o cofnięciu aktywacji. Złożenie oświadczenia następuje wyłącznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie pod adresem: https://borg.wolterskluwer.pl/Form/GetInvoiceFeedbackForm.
7. Złożenie oświadczenia w sposób inny niż wskazany powyżej jest bezskuteczne i upoważnia Wystawcę do dalszego przesyłania faktur elektronicznych na adres podany podczas aktywacji i/lub do udostępniania faktur elektronicznych za pośrednictwem Konta Nabywcy.
8. W przypadku, gdy Nabywca prześle Wystawcy prawidłowo wypełniony formularz, o którym mowa powyżej wówczas Wystawca zobowiązany jest zaprzestać świadczenia całej Usługi lub Usługi w odpowiednim zakresie po upływie 3 dni roboczych od dnia następującego po dniu, w którym formularz został doręczony Wystawcy.
9. W przypadku cofnięcia akceptacji na świadczenie Usługi w zakresie udostępniania faktur elektronicznych stosuje się postanowienia pkt 3 ppkt 4 zdanie drugie powyżej.
IX. Obowiązywanie Umowy
1. W przypadku Umowy odnawialnej okres obowiązywania Umowy (i objętych nią licencji) jest równy pierwszemu okresowi abonamentowemu wskazanemu w Umowie i po upływie tego okresu ulega automatycznemu przedłużeniu na następny okres abonamentowy wynoszący:
- w przypadku Umowy dot. „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk”: miesiąc
- w przypadku Umowy dot. LegalDesk w wersji dla Adwokatury: dwanaście kolejno następujących po sobie miesięcy
(automatyczne przedłużenie okresu abonamentowego) oraz podlega przedłużeniu na kolejne, wyżej określone okresy abonamentowe.
2. W przypadku Umowy terminowej Umowa jest zawarta na czas oznaczony równy okresowi abonamentowemu wskazanemu w Umowie i po upływie tego okresu wygasa.
3. Licencjodawca ma prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem z zachowaniem 6-miesięcznego okresu wypowiedzenia jeśli podjął decyzję o wycofaniu Oprogramowania ze swojej oferty handlowej.
4. Nadto, Licencjodawca ma prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym w każdym z następujących przypadków:
a. Licencjobiorca naruszył w sposób rażący postanowienia OWU;
b. Licencjobiorca naruszył prawa autorskie majątkowe do Oprogramowania lub inne prawa quasi wyłączne przysługujące Licencjodawcy do niego;
c. Licencjobiorca opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia Licencjodawcy, a okres opóźnienia przekracza 30 (trzydzieści) dni;
rozwiązanie Umowy w trybie opisanym w pkt a. i b. powyżej winno, pod rygorem jego bezskuteczności, poprzedzać wezwanie Licencjobiorcy do dostarczenia przedmiotu Umowy i wyznaczenie mu w tym celu dodatkowego terminu.
5. Licencjobiorca ma prawo rozwiązać Umowę:
a. w sytuacjach opisanych w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawnych;
b. za wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Licencjodawca, wbrew postanowieniom Umowy i/lub OWU nie udostępnił/nie dostarczył mu Oprogramowania, gdy okres zwłoki przekroczył 7 (trzydzieści) dni roboczych;
c. za wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Licencjodawca realizując Umowę naruszył przepisy ODO lub przepisy dot. tajemnicy adwokackiej,
przy czym rozwiązanie Umowy w trybie opisanym w pkt b. i c. powyżej winno, pod rygorem jego bezskuteczności, poprzedzać wezwanie Licencjodawcy do dostarczenia przedmiotu Umowy i wyznaczenie mu w tym celu dodatkowego terminu, nie krótszego niż 3 dni.
6. Nadto, w przypadku Umowy odnawialnej dot. „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk” Licencjobiorca ma prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem złożonym Sprzedawcy w formie elektronicznej poprzez tzw. anulowanie subskrypcji w strefie self-service na stronie http://www.ck.adwokatura.pl/strefa-klienta; w przypadku złożenia ww. wypowiedzenia Umowa ulega rozwiązaniu z końcem okresu abonamentowego następującego po okresie abonamentowym, w którym doszło do wypowiedzenia Umowy.
7. Nadto, w przypadku Umowy odnawialnej dot. LegalDesk w wersji dla Adwokatury Licencjobiorca ma prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem, złożonym Licencjodawcy w formie pisemnej lub elektronicznej na adres obsluga.klienta@wolterskluwer.pl nie później niż na 2 (dwa) miesiące przed końcem bieżącego okresu abonamentowego; w przypadku złożenia ww. wypowiedzenia w terminie Umowa ulega rozwiązaniu z końcem bieżącego okresu abonamentowego.
8. Nadto, w przypadku Umowy terminowej dot. „Cyfrowej Kancelarii powered by LegalDesk” Licencjobiorca ma prawo rozwiązać Umowę za wypowiedzeniem złożonym Sprzedawcy w formie elektronicznej poprzez tzw. anulowanie subskrypcji w strefie self-service na stronie http://www.ck.adwokatura.pl/strefa-klienta; nie później niż na dzień przed zakończeniem bezpłatnego okresu dwóch pierwszych miesięcy.
9. Opisany w pkt 6. i 7. powyżej tryb rozwiązania Umowy odnawialnej ma zastosowanie wyłącznie na warunkach tam określonych; nie można z powyższego domniemywać ani wyprowadzać po stronie Licencjobiorcy jakichkolwiek dodatkowych uprawień.
X. Przetwarzanie i ochrona danych osobowych
Licencjodawca może pełnić w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z zawartą Umową zarówno rolę administratora danych osobowych (o czym traktuje pkt A. poniżej), jak i rolę podmiotu przetwarzającego (tj. tzw. processora, o czym traktuje pkt B. poniżej). O tym, jaką rolę Licencjodawca pełni w odniesieniu do ww. danych osobowych decyduje wiele czynników, w tym kategorie danych osobowych i okoliczności przetwarzania; w każdym razie jednak Licencjobiorca może być administratorem danych osobowych tylko wówczas, jeśli to on decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych, a to co do zasady nie ma zastosowania w przypadku danych osobowych wprowadzanych przez Licencjobiorcę lub Jednostkę organizacyjną do Oprogramowania i przechowywanych tamże – względem tego rodzaju danych Licencjodawca pełni rolę processora (szczegółowe informacje w tym zakresie określone zostały w pkt B. niniejszego Działu).
A. Dane osobowe przetwarzane przez Licencjodawcę i Sprzedawcę licencji jako administratorów danych osobowych
1. Licencjodawca oraz Sprzedawca licencji są administratorami danych osobowych podanych przez Licencjobiorcę celem zawarcia Umowy, tj.:
- imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, numer faksu, adres siedziby lub zamieszkania, numer rachunku bankowego – dotyczące Licencjobiorcy będącego osobą fizyczną,
- imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania – dotyczące osoby kontaktowej wskazanej przez Licencjobiorcę,
- imiona, nazwiska i adresy e-mail Administratora licencji i użytkowników końcowych – w zakresie w jakim Licencjodawca przetwarza ww. dane osobowe w charakterze administratora danych, tj. na potrzeby rozliczeń z Licencjobiorcą czy zabezpieczenia roszczeń;
- informacje o częstotliwości korzystania z Oprogramowania i funkcjonalnościach, z których korzystają użytkownicy końcowi Oprogramowania.
2. Licencjodawca oraz Sprzedawca licencji przetwarzają ww. dane osobowe jako administratorzy danych na podstawie odrębnej, zawartej w tym celu umowy o współadministrowanie danymi osobowymi, wyłącznie w zgodzie z prawem, w tym wyłącznie w przypadkach, gdy i w takim zakresie, w jakim spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
a. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy, której stroną jest Licencjobiorca jako osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy, w zakresie:
imię, nazwisko, adres zamieszkania lub siedziby Licencjobiorcy będącego osobą fizyczną, numer telefonu i adres e-mail Licencjobiorcy lub Administratora licencji, dane związane z zapłatą wynagrodzenia wynikającego z Umowy należnego Licencjodawcy;
b. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Licencjodawcy jako administratorze danych;
c. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, przy czym przetwarzanie na tej podstawie odbywa się pod warunkiem uprzedniego uzyskania zgody od ww. osoby, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności w celu e-mail marketingu (adres e-mail) lub telemarketingu (numer telefonu);
d. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Licencjodawcę jako administratora danych, w szczególności w zakresie rozwoju Oprogramowania, dochodzenia roszczeń lub marketingu bezpośredniego produktów własnych.
B. Dane osobowe objęte powierzeniem przetwarzania (gdy Licencjodawca pełni rolę processora)
1. Licencjodawca może przetwarzać również dane osobowe powierzone mu do przetwarzania przez Licencjodawcę lub Jednostkę organizacyjną (jako administratora danych osobowych lub powierzającego) w celu realizacji Umowy i w zakresie do tego niezbędnym, co obejmuje w szczególności dane osobowe zawarte w bazie danych Oprogramowania. Stanowi to przetwarzanie danych na udokumentowane polecenie administratora danych/podmiotu przetwarzającego.
2. Przetwarzanie powierzonych danych jest uwarunkowane sposobem udostępnienia Oprogramowania i może nastąpić:
- albo wyłącznie w zakresie ograniczonym do realizacji świadczeń pomocniczych, jeśli ich realizacja wymaga powierzenia (w przypadku Oprogramowania zainstalowanego u Licencjobiorcy), poprzez tzw. dostęp zdalny za pomocą bezpiecznego połączenia online lub poprzez przekazanie zaszyfrowanej kopii bazy danych przez Licencjobiorcę celem jej naprawy przez Licencjodawcę, lub poprzez przekaz telefoniczny i utrwalenie rozmowy,
- albo w pełnym zakresie realizacji świadczeń objętych Umową, w tym przechowywania danych osobowych na serwerze wykorzystywanym przez Licencjodawcę do realizacji Umowy (gdy Oprogramowanie jest udostępniane Licencjobiorcy z ww. serwera).
3. Dla potrzeb umowy powierzenia, o której mowa w pkt 4. poniżej, przyjmuje się, że:
a) kategorie osób, których dane mogą być objęte powierzeniem przetwarzania w związku z realizacją Umowy i korzystaniem z Oprogramowania obejmują: i) pracowników Licencjobiorcy lub Jednostki organizacyjnej, jego zleceniobiorców, etc.; ii) rodziców lub opiekunów prawnych, a także uczniów lub innych podopiecznych, o ile dane Oprogramowanie przeznaczone jest do przechowywania tego rodzaju danych; iii) pozostałe osoby fizyczne, które korzystają lub mogą mieć w świetle Umowy i OWU dostęp do Oprogramowania; iv) kontrahentów Licencjobiorcy lub Jednostki organizacyjnej korzystającej z Oprogramowania;
b) kategorie danych osobowych objętych powierzeniem, o którym mowa w pkt 2. powyżej określa Dokumentacja Oprogramowania, jednak dla potrzeb umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w pkt 4. poniżej, określa się je również w pkt 12. poniżej. Dodanie nowych kategorii danych podyktowane zmianami Oprogramowania, czy wprowadzenie nowego rodzaju Oprogramowania i kategorii z nim związanych, nie stanowi zmiany OWU, ale wymaga notyfikacji na stronie www. i na adres e-mail Licencjobiorcy, a w przypadku kiedy zmiana dotyczy umów powierzenia obowiązujących w czasie, kiedy dokonano zmiany, brak sprzeciwu Licencjodawcy lub Jednostki organizacyjnej (jako administratora danych lub powierzającego), który można wyrazić w formie pisemnej w terminie 14 (czternaście) dni od dnia dokonania zmiany, poczytuje się za jej przyjęcie.
4. W przypadkach opisanych w pkt 1-3. powyżej postanowienia pkt B. niniejszego Działu OWU stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną między Licencjobiorcą jako administratorem danych osobowych objętych powierzeniem a Licencjodawcą jako podmiotem przetwarzającym. Oznacza to w szczególności, że dla wypełnienia obowiązków określonych przepisami ODO nie jest wymagane zawarcie przez Strony odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, Licencjodawca zawrze jednak taką umowę z Licencjobiorcą wg wzoru Licencjodawcy w każdym przypadku, gdy okaże się to niezbędne.
5. Jednocześnie Licencjobiorca jako powierzający oświadcza, że godzi się na to, by Licencjodawca – w zakresie niezbędnym do realizacji świadczeń opisanych w pkt 2 powyżej – korzystał z podmiotów trzecich będących jego podwykonawcami i w tym zakresie upoważnił je do dostępu do ww. danych osobowych objętych powierzeniem lub, o ile będzie to konieczne, dokonał dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych objętych powierzeniem (tzw. podpowierzenie), wyłącznie jednak w zakresie niezbędnym do realizacji ww. świadczeń. Licencjodawca jest zobowiązany na każdorazowe żądanie Licencjobiorcy do przedstawiania listy ww. podmiotów, przy czym wskazuje się, że podmiotami tymi są:
- dostawca powierzchni serwerowej (nazwa: T-Mobile Polska S.A., miejsce przetwarzania danych: Polska);
- dostawca platformy do przeprowadzania szkoleń online, o których mowa w Dziale IV. C pkt 1.7. OWU (miejsce przetwarzania danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego);
- IMMOQUEE Polska Sp. z o.o. oraz Prosper Polska Sp. z o.o. w zakresie przetwarzania danych na potrzeby obsługi klienta, w tym zgłoszeń reklamacyjnych (infolinia, helpdesk);
- spółki z grupy kapitałowej Wolters Kluwer zajmujące się obsługą informatyczną Licencjodawcy, posiadające siedzibę i przetwarzające dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6. Zmiana ww. podmiotów nie stanowi zmiany Umowy, ale wymaga notyfikacji Licencjobiorcy i staje się skuteczna pod warunkiem braku wyrażenia przezeń sprzeciwu, w formie e-mail, w terminie 14 dni od dnia dokonania ww. notyfikacji.
7. Licencjodawca działając jako podmiot przetwarzający na podstawie udokumentowanego w niniejszych OWU polecenia podmiotu powierzającego obowiązany jest spełnić wszystkie obowiązki określone przepisami ODO, w tym:
a) zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; w szczególności w ramach technicznych i organizacyjnych środków ochrony wskazuje się, że:
a1. Licencjodawca posiada i/lub stosuje:
- odpowiednie systemy autoryzacyjne zarówno do Oprogramowania, jak i systemów produkcyjnych i innego rodzaju tzw. systemów back-office utrzymywanych w swoim przedsiębiorstwie, zapewniających poziom ochrony danych osobowych, w tym opierające się na następujących zasadach: i) stosowaniu haseł o podwyższonym stopniu skomplikowania, z systemami cyklicznego wymuszania zmiany hasła; ii) stosowaniu autoryzacji zindywidualizowanej (niedopuszczalne są hasła dla grupy użytkowników); iii) rejestrowaniu ruchu w systemach informatycznych;
- ewidencje imiennych upoważnień dostępu do przetwarzania danych osobowych dla swoich pracowników i współpracowników i oświadczenia o zachowaniu danych w poufności;
- fizyczne i cyfrowe środki zabezpieczeń technicznych serwerów i innych miejsc, w których przetwarzane są dane osobowe;
- systemy szyfrowania połączeń internetowych i szyfrowania bazy danych (SSL, TLS, IPSec);
- polityki bezpieczeństwa informatycznego (IT), polityki korzystania z systemów informatycznych, regulamin ochrony danych osobowych, politykę ochrony danych osobowych; procedurę reagowania na zgłoszenia podmiotów danych; procedurę postępowania z danymi osobowymi zapisanymi na nośnikach lub dostępnymi w formie zdalnego dostępu; procedurę ciągłości działania, politykę retencji danych, a także inne dokumenty i polityki;
a2. Licencjodawca zapewnia systematyczne szkolenia z zakresu ochrony danych, w tym danych osobowych, przeznaczone dla kadry zaangażowanej w realizację Umowy;
a3. Licencjodawca poddaje się audytom ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa systemów informatycznych;
a4. Licencjodawca prowadzi odpowiednie rejestry wymagane przepisami RODO, w tym rejestr czynności przetwarzania (jako administrator danych), rejestr kategorii czynności przetwarzania (jako processor), rejestr umów powierzenia, rejestr naruszeń, rejestr zgłoszeń podmiotów danych, i inne rejestry;
a5. Licencjodawca dostosowuje swoje standardy w zakresie ochrony danych do obowiązujących przepisów prawa i wytycznych korporacyjnych
b) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomagać Licencjobiorcy jako powierzającemu - poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne - wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, a także wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO;
c) powiadamiać powierzającego o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie, nie później niż w terminie 36 godzin od pierwszego zgłoszenia, umożliwiając powierzającemu uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informować powierzającego o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia, przy czym:
c1. powiadomienie o stwierdzeniu naruszenia, powinno być przesłane drogą mailową na adres kontaktowy powierzającego, wraz z niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić powierzającemu spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzoru;
c2. powiadomienie o naruszeniu powinno zawierać wszystkie informacje niezbędne do przygotowania zgłoszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
c3. powiadomienie o naruszeniu powinno zawierać:
- opis charakteru naruszenia (np. przedstawienie okoliczności wystąpienia naruszenia wraz z opisem kategorii danych);
- imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych;
- opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych;
- opis środków w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych lub zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków;
d) poddawać się audytom i inspekcjom ze strony Licencjobiorcy, pod warunkiem uprzedniego poinformowania o zamiarze przeprowadzenia audytu lub inspekcji, w terminie nie krótszym niż 7 dni, z wyłączeniem przypadków, w których z uwagi na incydent ochrony danych osobowych konieczne będzie przeprowadzenie audytu lub inspekcji w trybie niezwłocznym – wówczas odpowiednio audyt lub inspekcja przeprowadzane są w terminie 48 godzin roboczych od dnia stwierdzenia incydentu.
8. Licencjodawca wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, którego dane kontaktowe niniejszym wskazuje: PL-IODO@wolterskluwer.com; aktualne imię i nazwisko IODO znajduje się w zakładce „Kontakt” na stronie www.wolterskluwer.pl.
9. Za szkody wyrządzone Licencjobiorcy naruszeniem przepisów ODO powodujących naruszenie bezpieczeństwa ochrony danych osobowych objętych powierzeniem Licencjodawca ponosi wobec Licencjobiorcy odpowiedzialność na zasadach ogólnych, przy czym o ile jest to dopuszczalne w świetle bezwzględnie obowiązujących przepisów ODO odpowiedzialność Licencjodawcy ograniczona jest do wartości brutto Umowy, przy czym nie mniej niż 12-krotność wartości miesięcznej opłaty za miesiąc poprzedzający wystąpienie szkody.
10. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu realizacji Umowy, zależnie od decyzji Licencjobiorcy jako powierzającego:
a. w terminie do 14 dni od ustania Umowy Licencjobiorca ma prawo zażądać od Licencjodawcy zwrotu powierzonych danych, kierując odpowiednie zgłoszenie na adres e-mail wskazany przez Licencjodawcę na stronie www. W terminie ciągu 21 dni od otrzymania ww. żądania Licencjodawca jest zobowiązany do udostępnienia żądanych danych, co następuje poprzez przesłanie Licencjobiorcy, na jego adres e-mail podany w ww. zgłoszeniu, odnośnika (tzw. linka) prowadzącego do zasobów danych na serwerze wykorzystywanym w tym celu przez Licencjodawcę i pobranie tych danych przez Licencjobiorcę z tego serwera w ramach bezpiecznego, szyfrowanego połączenia. Dane będą skompresowane i zabezpieczone hasłem. Licencjobiorca winien pobrać ww. dane w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia ich udostępnienia; od momentu otrzymania informacji o udostępnieniu;
b. Licencjodawca jest zobowiązany do usunięcia wszelkich danych osobowych powierzonych mu na mocy Umowy oraz usunięcia wszelkich istniejących kopii, chyba że szczególne przepisy prawa nakazują lub dopuszczają przechowywanie danych osobowych. Licencjodawca prowadzi polityki retencji danych osobowych, których jest administratorem i usuwa dane lub anonimizuje je zgodnie z tymi politykami, w terminie nie dłuższym niż 90 dni od ustania Umowy.
11. Licencjodawca oświadcza, że osobom zatrudnionym przy przetwarzaniu danych osobowych nadane zostały upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz że osoby te zostały zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz z odpowiedzialnością za ich nieprzestrzeganie, zobowiązały się do ich przestrzegania oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.
12. W związku z brzmieniem pkt 3. powyżej wskazuje się następujące kategorie danych osobowych:
- dotyczy użytkowników Oprogramowania: adres e-mail, imię, nazwisko, stanowisko;
- dotyczy pozostałych osób, których dane są wprowadzane do Oprogramowania:
- imiona, nazwiska i pozostałe dane identyfikacyjne (w tym numery PESEL, NIP, REGON), adres zamieszkania, daty urodzenia i miejsca urodzenia, dane dotyczące dokumentów tożsamości, dane dotyczące posiadanego majątku i dóbr materialnych lub niematerialnych; dane finansowe takie jak numery rachunków bankowych; dane dot. majątku; dane dot. obywatelstwa, imiona rodziców, nazwiska rodowe; dane szczególne dot. sytuacji rodzinnej lub osobistej, stanu zdrowia czy karalności; dane szczególne dotyczące orientacji seksualnej, wyznania, rasy, przynależności politycznej, a także inne niewymienione wyżej dane szczególne;
- dane wskazywane w formularzach reklamacji.
XI. Klauzula poufności
1. Każda ze Stron Umowy zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych drugiej Strony, o których dowiedziała się w toku negocjowania Umowy oraz w toku jej realizacji, a które zostały przez tę Stronę oznaczone klazulą poufności, tajności lub inną analogiczną, zarówno w okresie obowiązywania Umowy, jak i w okresie 10 (dziesięć) lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, chyba że z obowiązujących przepisów prawnych wynika dłuższy termin ochrony, z zastrzeżeniem pkt. 2 poniżej.
2. Status informacji poufnych mają dane wprowadzone i przechowywane przez Licencjobiorcę w Oprogramowaniu, zarówno w okresie ich przechowywania, jak i po ich usunięciu z Oprogramowania. Dane te są objete klauzulą poufności bez ograniczenia w czasie. Poza wypadkami, gdy jest to niezbędne dla realizacji świadczeń na rzecz Licencjobiorcy, Licencjodawca nie ma prawa zapoznać się z treścią danych. Ochrona danych osobowych jest dalej idąca niż innych informacji poufnych, a Dział X. OWU określa środki tej ochrony.
3. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiebiorstwa danej Strony w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji są informacjami poufnymi w rozumieniu OWU.
4. Nie stanowi naruszenia postanowień Umowy przekazanie niezbędnych danych stanowiących informację poufną, zobowiązanym do jej zachowania :
- doradcom, w tym audytorom,
- wspólnikowi,
- pracownikom i współpracownikom Strony uczestniczącym w realizacji Umowy.
5. Nie stanowi naruszenia postanowień Umowy przekazanie informacji poufnych organom władzy publicznej uprawnionym do ich zażądania. W takiej sytuacji Strona zobowiązana do ujawnienia tych informacji winna powiadomić o takim obowiązku lub przekazaniu drugą Stronę, o ile przepisy prawa nie będą stały temu na przeszkodzie.
6. Informacje poufne mogą być używane wyłącznie w celu realizacji Umowy i w niezbędnym do tego zakresie, z zastrzeżeniem szczególnego statusu danych.
7. Postanowień pkt 4-6 powyżej nie stosuje się do danych wprowadzonych przez Licencjobiorcę do Oprogramowania, objętych tajemnicą ustawowo chronioną.
8. Charakteru informacji poufnych nie mają:
- informacje upublicznione przez Stronę, której dotyczą,
- informacje, które Strona posiadała będąc do tego uprawnioną przed podjęciem negocjacji z drugą Stroną,
- informacje powszechnie znane.
9. Z zastrzeżeniem postanowień Działu X. OWU, w związku z powyższym Strony zobowiązują się do:
a. zachowania należytej staranności w odbieraniu i przechowywaniu informacji poufnych; nośniki takich informacji lub środki ich przekazywania pomiędzy Stronami winny być należycie zabezpieczone przed ewentualnym działaniem osób nieupoważnionych do powzięcia wiadomości o informacjach poufnych;
b. wykorzystywania informacji poufnych wyłącznie w celu realizacji Umowy,
c. niewykorzystywania informacji poufnych na szkodę drugiej Strony; za takie działanie będzie uważane w szczególności przekazanie jej podmiotowi prowadzącemu działalność konkurencyjną wobec drugiej Strony,
d. udostępniania informacji poufnych tylko tym swoim pracownikom, współpracownikom oraz osobom trzecim, dla których ich otrzymanie jest niezbędne w związku z zawartą przez Strony Umową, jak i audytorom czy doradcom prawnym i finansowym - zobowiązanym do zachowania jej w tajemnicy na zasadach odpowiadających postanowieniom Umowy. W przypadku konieczności przekazania informacji poufnych któremukolwiek z wyżej wymienionych podmiotów, przekazanie ich będzie poprzedzone pouczeniem danego podmiotu o poufnym charakterze informacji i odebraniem pisemnego oświadczenia o obowiązku zachowania w tajemnicy w zakresie co najmniej odpowiadającym zakresowi określonemu Umową,
e. niewykonywania i nierozpowszechniania kopii otrzymanych informacji poufnych w celach wykraczających poza realizację Umowy; sporządzenie takich kopii i/lub ich przekazanie osobom wymienionym w pkt. 4 jest dopuszczalne wyłącznie dla potrzeb realizacji Umowy; kopie zbędne winny zostać zniszczone po tym, jak ich dalsze utrzymywanie utraci sens w świetle Umowy.
10. Ujawnienie informacji poufnej przez osobę, o której mowa w pkt 8 lit. d. powyżej jest traktowane jak jej ujawnienie przez Stronę.
11. Z zastrzeżeniem odmiennych postanowień dot. danych, Licencjodawca ma prawo zachować materiały zawierające informacje poufną także po ustaniu Umowy wyłącznie jednak dla potrzeb ewentualnego postępowania sądowego.
XII. Postanowienia końcowe
1. Licencjobiorca zawierając Umowę oświadcza tym samym, że akceptuje OWU bez zastrzeżeń, a jeżeli jest osobą fizyczną, to dodatkowo także, że nie ma statusu konsumenta.
2. Licencjodawca nie gwarantuje, że Oprogramowanie będzie spełniać oczekiwania Licencjobiorcy z nim związane i nie odpowiada za ewentualne niespełnienie tych oczekiwań.
3. Oprogramowanie stanowi narzędzie informatyczne umożliwiające wprowadzanie danych, zgodnie z zasadami jego obsługi, przeznaczeniem i odpowiednią dla jego danej wersji lub danej zaktualizowanej wersji Dokumentacją. Licencjobiorca ponosi całkowitą odpowiedzialność za sposób i jakość wprowadzania danych, a także stan prawny dokumentów czy danych, które wprowadza.
4. Licencjodawca oświadcza, że Oprogramowanie nie służy do przechowywania, przetwarzania czy wykonywania jakichkolwiek czynności na danych, materiałach czy innych dokumentach, których odpowiednio przechowywanie przetwarzanie czy wykonywanie na nich innych czynności stanowiłoby naruszenie prawa.
5. W przypadku zastosowania przez Licencjodawcę zabezpieczeń technicznych, Licencjobiorca zawierając Umowę zobowiązuje się do tego, że ich nie usunie. Podjęcie próby usunięcia takiego zabezpieczenia uprawnia Licencjodawcę do rozwiązania Umowy za wypowiedzeniem ze skutkiem natychmiastowym, bez obowiązku uprzedniego wezwania do zaprzestania/ zaniechania naruszeń czy wezwania do innych działań.
6. Licencjobiorca zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania zasad użytkowania Oprogramowania określonych w jego Dokumentacji, a także instrukcji, wymogów zamieszczonych na stronie www.
7. Licencjobiorca ponosi odpowiedzialność za dane wprowadzane przez niego do Oprogramowania.
8. Licencjobiorca nie może bez pisemnej zgody Licencjodawcy:
a. przenieść praw i/lub obowiązków wynikających z Umowy i OWU na osobę trzecią,
b. ustanowić praw na prawach wynikających z Umowy i OWU.
9. Umowa podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonywania Umowy, będzie rozstrzygał sąd polski, właściwy miejscowo dla siedziby Licencjodawcy.
10. Licencjodawca ma prawo dokonać zmiany numeru telefonu, stron www. i innych adresów podanych w treści OWU lub na stronie www. poprzez przesłanie informacji na ten temat Licencjobiorcy na podany /e przez niego/e adres (podane adresy) poczty elektronicznej adres Licencjobiorcy lub też telefonicznie. Ww. zmiany nie są zmianami OWU ani Umowy.
11. Licencjodawca zastrzega możliwość zmiany OWU lub wydania nowych ogólnych warunków umowy w trakcie trwania Umowy. W szczególności ww. zmiana jest uprawniona, gdy dojdzie do zmiany przepisów prawnych, zostaną wydane orzeczenia istotne z punktu widzenia dotychczasowej treści OWU, bądź też Licencjodawca dokona takich zmian natury technologicznej w Oprogramowania stanowiącej przedmiot Umowy, które nie zostały przewidziane w treści OWU. Jeżeli Licencjodawca będzie zainteresowany związaniem Licencjobiorcy odpowiednio nowymi ogólnymi warunkami umowy lub zmienionymi OWU, to winien wysłać ich treść na adres e-mail lub adres siedziby Licencjobiorcy. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia doręczenia ww. zmienionych lub nowych ogólnych warunków umowy Licencjobiorca nie dokona wypowiedzenia Umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, odpowiednio nowe ogólne warunki umowy lub zmienione OWU będą go wiązać po upływie ww. terminu do złożenia wypowiedzenia, nie wcześniej jednak niż z datą ich wejścia w życie. W przypadku niezachowania powyższego trybu przez Licencjodawcę, nowe ogólne warunki umowy ani zmienione OWU nie będą miały zastosowania do Licencjobiorcy; będą go wiązać dotychczasowe OWU.
12. Zmiany określone w treści OWU opisane jako niestanowiące zmiany OWU (lub Umowy) lub analogicznie nie wymagają zastosowania trybu określonego w pkt 11. powyżej i nie uprawniają do rozwiązania Umowy w trybie tam opisanym.
13. Licencjobiorca winien informować Licencjodawcę e- mailowo na adres pomoc.techniczna@wolterskluwer.pl o każdej zmianie swojego adresu (adresu swojej siedziby), a jeżeli wskazał adres do doręczeń – o każdej zmianie adresu do doręczeń. Zmiana taka staje się skuteczna z datą doręczenia ww. notyfikacji Licencjodawcy, chyba że z treści notyfikacji wynika późniejszy termin wejścia w życie tej zmiany. W braku notyfikacji ww. zmiany wszelkie pisma, w tym zawierające oświadczenia woli Licencjodawcy, na adres ostatnio podany (w przypadku podania adresu do doręczeń – na ostatnio podany adres do doręczeń) uważa się za skutecznie doręczone pod tym właśnie adresem. Licencjodawca może jednak również skutecznie je doręczyć na nowy adres, o ile będzie mu znany.
14. OWU mają zastosowanie do Umów zawartych od dnia ich wejścia w życie, o ile Umowy te nie stanowią inaczej.
15. OWU wchodzą w życie z dniem 7 lutego 2024 r.